Pubbliche amministrazioni e fornitori di servizi pubblici hanno tempo fino al 31 dicembre 2025 per la compilazione e la trasmissione del questionario sulla gestione documentale, come previsto dalle Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici di AGID.
Obiettivo del questionario è quello di fotografare la situazione attuale ai fini dell’esatta attuazione di quanto previsto dalle suddette linee guida, nell’ambito del più ampio quadro sul Piano triennale per l’informatica nella PA 2024-2026.
Mediante i dati e le informazioni raccolte, AGID intende appurare i bug più diffusi tra gli enti e i fornitori, per pianificare ulteriori strategie di supporto, che consentiranno nel futuro una più corretta attuazione delle norme e l’applicazione migliorata degli standard operativi riferiti ai documenti informatici.
Il questionario si sofferma sulle nomine e sulle responsabilità; si domanda, ad esempio, se l’Area Organizzativa Omogenea ha effettuato la designazione del Responsabile della gestione documentale e se ha verificato nella selezione del soggetto che ricopre l’incarico la presenza di competenze specialistiche giuridiche, informatiche, archivistiche.
Altre domande sono dedicate alla presenza dei Manuali, il manuale della gestione dei documenti informatici e quello della conservazione e viene richiesto se tali documenti siano stati resi pubblici per soddisfare gli obblighi di trasparenza della p.a.
L’attenzione poi si sposta su lato della sicurezza informatica e, quindi, alcune domande si riferiscono all’adozione del Piano per la sicurezza informatica e al rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, nel rispetto del Regolamento n. 679/2016 (GDPR), con particolare riferimento all’adozione delle misure tecniche e organizzative di sicurezza.
Il questionario è disponibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale al seguente indirizzo https://gestionedocumentalept.agid.gov.it/.
Si accede tramite SPID o CIE. Chiamato alla compilazione è il Responsabile per la Transizione al Digitale (RTD); possono compilare il questionario anche il Responsabile della Gestione documentale o altro soggetto appartenente alla PA; è anche possibile delegare la compilazione del questionario ad altro soggetto purchè appartenente all’organizzazione o ente obbligato all’adempimento.