Con la Risposta a interpello 10 luglio 2025, n. 188, l'Agenzia delle Entrate ha fornito rilevanti chiarimenti circa il trattamento fiscale dei rimborsi spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenuti dai dipendenti pubblici e privati nell’ambito di missioni o trasferte all’estero, in particolare con riferimento al requisito della tracciabilità dei pagamenti a seguito delle modifiche introdotte dalla legge di Bilancio 2025 e dal successivo decreto legge n. 84/2025 (c.d. decreto fiscale).
La fattispecie
Nello specifico, il Ministero istante chiede chiarimenti in merito al trattamento fiscale dei rimborsi spese ai dipendenti impegnati in missioni e/o trasferte all'estero a seguito delle modifiche introdotte dall'art. 1, comma 81, della legge n. 207 del 2024 (legge di Bilancio 2025), circa le modalità con le quali il dipendente è tenuto ad effettuare il pagamento.
L’istante ha evidenziato al riguardo che i propri dipendenti possono essere inviati in missione e/o in trasferta in Paesi in cui gli strumenti di pagamento tracciati non sono diffusi.
Pertanto, l'istante chiede quale debba essere il corretto trattamento fiscale nel caso in cui il dipendente effettui una missione e/o una trasferta in un Paese in cui non è possibile effettuare un pagamento tracciato.
Soluzione delle Entrate
Sull’argomento si osserva che l’art. 1, comma 81, lett. a), della legge n. 207/2024 ha modificato l'art. 51, comma 5, del TUIR, in materia di indennità per trasferte o missioni di lavoratori dipendenti, aggiungendo, infine, che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 della legge n. 21 del 1992, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguite con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'art. 23 del D.Lgs. n. 241 del 1997.
In sostanza, al fine della non concorrenza al reddito di lavoro dipendente dei rimborsi spese di cui al richiamato comma 5 dell'art. 51 del TUIR, il dipendente deve effettuare i relativi pagamenti con mezzi diversi dal contante.
Successivamente, l'art. 1, comma 1, lett. b), del D.L. n. 84/2025 (decreto fiscale), ha modificato il suddetto periodo del comma 5 aggiungendo dopo le parole: «I rimborsi delle spese» le seguenti: «, sostenute nel territorio dello Stato,».
Pertanto, a seguito di tale modifica legislativa, ai fini della non imponibilità dei rimborsi spese ai dipendenti ai sensi del comma 5 dell'art. 51 del TUIR, per missioni e/ o trasferte effettuate al di fuori del territorio dello Stato non è più richiesta la tracciabilità del pagamenti.
Sicché, in seguito a questa ulteriore modifica, affinché i rimborsi spese non siano considerati reddito conseguito, e quindi tassato, i pagamenti devono avvenire mediante mezzi tracciabili per missioni e trasferte svolte in Italia, ma per quelle fuori dal territorio nazionale non è più richiesta tale condizione.
In sostanza, la novità di cui trattasi semplifica la gestione dei rimborsi spese per i datori di lavoro, pubblici e privati, che inviano i propri dipendenti all'estero, eliminando il rischio di tassazione in caso di utilizzo del contante in paesi dove non sono disponibili alternative.
Infatti, in precedenza, le spese rimborsate in contanti avrebbero potuto essere considerate parte del reddito del dipendente e quindi tassate. Ora invece, in virtù del mutamento normativo e del chiarimento dell’Agenzia delle Entrate, l’impresa può rimborsare anche queste spese senza applicare tassazione, a condizione naturalmente che l’interessato presenti documentazione idonea (scontrini, ricevute, note spese firmate).