Il 18 giugno 2025, è entrato in vigore il D.L. 17 giugno 2025, n. 84 (c.d. "Decreto fiscale), contenente “Disposizioni urgenti in materia fiscale”, il quale segna una svolta nella gestione dei rimborsi spese riconosciuti ai lavoratori in trasferta, cambiando le regole finora vigenti.
Il provvedimento modifica il trattamento fiscale di particolari spese per lavoratori dipendenti (e autonomi), aggiorna le regole sul riporto delle perdite, le disposizioni sulle società estere controllate e la documentazione sui disallineamenti da ibridi. Vengono previste, inoltre, la proroga per l’approvazione delle delibere IMU, nuove norme per le agevolazioni sul biodiesel, modifiche allo split payment e differimenti di termini fiscali.
Modifiche alla disciplina del trattamento fiscale di particolari spese per lavoratori dipendenti
In particolare, con il nuovo Decreto fiscale - art. 1, comma 1, lett. b), D.L. n. 84/2025 - vengono apportate numerose modifiche al TUIR (D.P.R. n. 917/1986) tra le quali all’art. 51 (Determinazione del reddito di lavoro dipendente), comma 5 dopo le parole “I rimborsi delle spese” vengono inserite le seguenti: “, sostenute nel territorio dello Stato,”.
Finora l’art. 51, comma 5, terza quinta del TUIR, disponeva che i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 della legge n. 21/1992, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'art. 23 del D.Lgs. n, 241/1997. All’ultima parte, i rimborsi delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 della legge n. 21/1992, per le trasferte o le missioni di cui al presente comma, non concorrono a formare il reddito se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'art. 23 del D.Lgs. n. 241/1997.
La legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024), con i commi 81-83 dell’art. 1, aveva introdotto al quinto periodo del comma 5 dell’art. 51 del TUIR l’obbligo per i dipendenti (e gli autonomi) di sostenere con metodi tracciabili le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto per poterle detrarre o ricevere come rimborso non imponibile. Ciò per stabilire che la sostanziale irrilevanza fiscale delle spese relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, addebitate analiticamente al committente, deve essere subordinata al loro sostenimento tramite mezzi di pagamento tracciabili.
Il decreto legge appena approvato, ne circoscrive però l’ambito di applicazione, nel senso che l’obbligo di pagamento tracciabile resta solo per le trasferte effettuate all’interno del territorio italiano (per la cui definizione, v. art. 7 D.P.R. n. 633/1972). Per le spese sostenute all’estero, quindi, torna la possibilità di rimborsi anche con pagamenti effettuati in contanti, sempre che siano rispettate le altre condizioni previste dalla legge.
Ne segue pertanto che, riguardo alla tracciabilità delle spese di trasferta per dipendenti ex art. 1, comma 1, lett. b), D.L. n. 84/2025:
- i rimborsi delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuati mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 legge n. 21/1992 (taxi e ncc), per le trasferte o le missioni, non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente se i pagamenti delle predette spese sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'art. 23 D.Lgs. 241/1997;
- le somme percepite a titolo di rimborso delle spese, sostenute nel territorio dello Stato, relative a vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea di cui all'art. 1 legge n. 21/1992 (taxi e ncc) concorrono alla formazione del reddito se i pagamenti non sono eseguiti con versamento bancario o postale ovvero mediante altri sistemi di pagamento previsti dall'art. 23 D.Lgs. 241/1997.
Le nuove disposizioni si applicano sia ai lavoratori dipendenti, pubblici e privati, sia ai lavoratori autonomi, inclusi i collaboratori occasionali o con partita IVA.
Per poter essere rimborsati o dedotti, tali costi – se sostenuti in Italia – devono essere pagati con strumenti tracciabili: bonifici bancari o postali, carte di credito, bancomat o altri sistemi elettronici previsti dall’art. 23 del D.Lgs. 241/1997.
Decorrenza e validità delle nuove regole
Nel dettaglio, le nuove regole riguardano i rimborsi analitici ai dipendenti per le trasferte in Italia.
In questi casi, solo se la spesa è avvenuta in Italia e il pagamento è tracciabile, si potrà godere dell’esenzione fiscale o della deducibilità.
Da ultimo, il comma 3 dell’art. 1 del D.L. n. 84/2025 prevede che il nuovo obbligo di tracciabilità di cui al comma 1, lett. b), entra in vigore dal periodo d’imposta corrente alla data di pubblicazione del decreto, ovvero dal 18 giugno 2025. Resta fermo che per le spese sostenute prima di tale data valgono le regole precedenti.