Il Garante per la protezione dei dati personali ha approvato il Codice di Condotta per le Agenzie per il lavoro, in cui sono dettate le buone prassi per il corretto trattamento dei dati personali effettuato nell’ambito delle attività di intermediazione, ricerca e selezione del personale.
Il Codice è in corso di pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale ed è stato promosso da Assolavoro, l’Associazione Nazionale delle Agenzie per il Lavoro, accreditata, ai sensi dell’articolo 41 del Regolamento n. 679/2016 dal Garante della Privacy, quale Organismo di monitoraggio, con l’incarico di occuparsi di verificare l’osservanza del Codice da parte degli aderenti e gestire la risoluzione dei reclami.
Dei Codici di Condotta fa menzione l’art. 40 del Regolamento n. 679/2016, in base al quale le associazioni e gli altri organismi rappresentanti le categorie di titolari o responsabili del trattamento possano elaborare (modificare o prorogare) codici di condotta destinati a contribuire alla corretta applicazione del Regolamento medesimo in specifici settori di attività e in funzione delle particolari esigenze delle micro, piccole e medie imprese; la disposizione prevede che tali codici siano approvati dall’autorità di controllo competente.
Sui codici di condotta è inoltre intervenuto il Comitato europeo per la protezione di dati, il quale, in data 4 giugno 2019, ha adottato le “Linee guida 1/2019 sui codici di condotta e sugli organismi di monitoraggio a norma del Regolamento (UE) 2016/679”, nel cui documento, il Comitato fornisce chiarimenti sul contenuto dei Codici, sulla funzione degli stessi e sugli Organismi di Monitoraggio.
In particolare, l’adesione ad un codice di condotta può essere utilizzata come elemento di responsabilizzazione (c.d. accountability), in quanto permette di provare la conformità dei trattamenti di dati, ad alcune disposizioni o principi del Regolamento, o al Regolamento nel suo insieme (cfr. cons. 77 e artt. 24, par. 3, e 28, par. 5, e 32, par. 3 del Regolamento), effettuati dai titolari e/o dai responsabili del trattamento che scelgono di aderirvi.
Il Garante promuove lo sviluppo di codici di condotta per le micro, piccole e medie imprese, in quanto ritiene che, grazie a tali codici, le norme in materia di trattamento di dati personali possano essere rispettate nel concreto, accrescendo, in tal modo, la certezza del diritto per titolari e responsabili del trattamento e rafforzando la fiducia degli interessati rispetto alla correttezza dei trattamenti di dati che li riguardano.
Uno degli obiettivi del provvedimento è quello di evitare possibili discriminazioni nell’accesso al mercato del lavoro; anche per questo si individuano regole molto ferree nella selezione dei candidati e nella raccolta dei loro dati personali.
Impegni delle APL aderenti al Codice di Condotta
Più in dettaglio, le Agenzie che aderiscono al Codice devono impegnarsi a trattare solo dati strettamente necessari all’istaurazione del rapporto di lavoro; sono tenute a non compiere ricerche sulle opinioni politiche, religiose o sindacali dei lavoratori oppure effettuare preselezioni, facendo riferimento ad informazioni riferite allo stato matrimoniale, gravidanza, diversità, nemmeno con il consenso dei candidati.
E’ vietato alle Agenzie aderenti raccogliere informazioni mediante la consultazione dei profili social personali dei candidati. E’ ammesso raccogliere informazioni unicamente sui profili social di natura professionale e solo con riferimento a quanto strettamente connesso alle qualifiche/capacità affini al profilo selezionato.
Le Agenzie per il lavoro, inoltre, non potranno rivolgersi a precedenti datori di lavoro per procacciarsi referenze professionali del candidato e trasmetterle a chi ha commissionato loro la ricerca di personale, a meno che non vi sia stata una “preventiva autorizzazione esplicita del candidato”.
Vietato, inoltre, anche con il consenso del candidato, trattare dati riferiti ad illeciti disciplinari o procedimenti giudiziari che lo riguardano.
In merito ad eventuali trattamenti automatizzati, le Agenzie sono tenute a compiere una minuziosa valutazione di impatto, precisando nell’informativa resa ai lavoratori, in maniera precisa, i meccanismi alla base dell’automatizzazione e le valutazioni periodiche utilizzate per controllare l'attendibilità del sistema automatizzato.
In merito al periodo di conservazione, il testo del Codice fa presente che, i dati dei candidati trattati nell’ambito delle Attività delle APL, con esclusione della Somministrazione di lavoro, possono essere conservati dalle Agenzie per il Lavoro per un periodo di massimo 48 (quarantotto) mesi dall’ultima attività svolta per finalità connesse o strumentali allo svolgimento dell’attività di ricerca e selezione dei candidati nonché per usufruire dei servizi gratuiti offerti dalle APL (in linea con il Modello di informativa di cui all’Allegato 2, art. 18 del presente CDC), fatta salva la possibilità dell’interessato di poter chiedere in ogni momento la cancellazione.
Le APL aderenti si impegnano, dunque, ad adottare procedure per l’aggiornamento periodico del database alla scadenza del termine di conservazione previsto.
Con riferimento ai dati trattati nell’ambito dei rapporti di Somministrazione di lavoro, le APL possono invece conservare i dati per un periodo di 11 (undici) anni dalla cessazione del rapporto di lavoro, secondo il termine di prescrizione ordinario previsto dalle disposizioni di legge (a titolo esemplificativo art. 2946 codice covile) con l’aggiunta di un anno, termine tecnico necessario affinché la cancellazione venga completata.
E’ ammessa la variazione dei termini suindicati, ma unicamente in relazione a specifici obblighi normativi o a particolari esigenze organizzative che dovranno essere adeguatamente comprovate dalle APL aderenti.
Si rammenta, infine, che, in relazione ai trattamenti completamente automatizzati, i lavoratori devono avere garantito il diritto di ottenere l'intervento umano, di manifestare la propria opinione ed eventualmente di confutare la decisione.
Come le Agenzie per il Lavoro possono aderire al Codice di Condotta
Si fa presente che per aderire al Codice, non è necessario aderire ad Assolavoro, è, invece, necessario che l’Agenzia abbia legale in Italia e sia iscritta all’Albo informatico Nazionale delle Agenzie per il Lavoro a seguito del rilascio dell’autorizzazione da parte di ANPAL o altra Autorità successivamente prevista, ai sensi della normativa vigente. L’adesione al CDC è libera e facoltativa e non solleva l’aderente dall’adempimento degli obblighi previsti dal Regolamento, dal Codice privacy, dai provvedimenti applicabili emessi dal Garante e dall’osservanza delle linee guida o di indirizzo emessi dal Comitato europeo per la protezione dei dati personali.
L’APL aderente ha facoltà di comunicare all’Organismo di Monitoraggio il nominativo delle società appartenenti al proprio gruppo societario nell’ambito del territorio nazionale che partecipano al presente Codice di Condotta. L’APL aderente deve dichiarare la sua volontà di rispettare il contenuto del Codice, riconoscendosi nei valori da esso espressi.
L’adesione al Codice di condotta determina, per i soggetti aderenti, l’impegno e il vincolo di:
- rispettare i principi e applicare le indicazioni contenuti nello stesso;
- accettare e collaborare alle attività di sorveglianza e controllo in esso previste;
- concorrere all’attuazione del CDC.
Il meccanismo di adesione e le relative istruzioni sono messe a disposizione da Assolavoro tramite il sito internet www.assolavoro.eu e il sito internet dell’OdM. L’adesione avviene tramite la compilazione e la trasmissione all’OdM della relativa “richiesta di adesione”, sottoscritta dal legale rappresentante del soggetto che intende aderire; la richiesta si può scaricare direttamente dal sito internet dell’OdM, il quale, verificata l’assenza di circostanze ostative all’adesione del Soggetto richiedente, accoglie l’adesione, dandone informazione al Garante.
L’adesione al Codice di condotta implica l’iscrizione al registro delle APL aderenti, tenuto dall’OdM e pubblicato sul proprio sito internet.
Il soggetto che aderisce al CDC è l’unico responsabile della esatta applicazione ed attuazione degli obblighi previsti dal Codice di condotta.