E’ disponibile sul sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale il nuovo vademecum per l’attuazione delle linee guida sul documento informatico.
Il nuovo documento di Agid ha il fine di spingere gli enti interessati ad un confronto in base alle prassi operative e fornire indicazioni e spunti di riflessione sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.
Per approfondire il contesto di applicazione delle linee guida sul documento informatico, infatti, l’Agenzia per l’Italia Digitale si è fatta promotrice dell’attivazione di un tavolo di lavoro, in sostanziale continuità con il Gruppo di lavoro sui Poli di Conservazione che, nel giugno 2021, aveva prodotto il documento “Definizione di un modello di riferimento per i Poli di conservazione”.
Il vademecum si presenta, dunque, come un primo documento di approfondimento, passibile di perfezionamenti e modifiche, con suggerimenti e indicazioni a supporto delle Amministrazioni nell’applicazione della normativa di settore in vigore dal 1° gennaio 2022, esortando a creare un dibattito sulle diverse esperienze dei vari Enti.
Cosa contiene il vademecum
Il documento fornisce elementi tecnici di dettaglio operativo che possano consentire, nell’ambito della Pubblica Amministrazione, un’applicazione lineare ed uniforme delle regole tecniche sul documento informatico.
Particolarmente interessanti sono le osservazioni sull’allegato 5 (i metadati) e l’attenzione rivolta al documento amministrativo informatico e alle aggregazioni documentali informatiche, si parla poi dell’allegato 6 (Comunicazione tra AOO di Documenti Amministrativi Protocollati), con particolare riferimento alle regole di processamento, al sigillo, al "nuovo" segnatura.xml e alle procedure di interoperabilità.
In merito, ad esempio, alla gestione della metadatazione, Agid evidenzia che, in base alle previsioni di cui all’allegato 5 delle Linee Guida sul documento informatico, per i documenti amministrativi informatici si renderà necessario effettuare la metadatazione di ogni file (documento primario ed eventuali allegati). I metadati che si riferiscono a singoli file sono
sostanzialmente statici, con l’eccezione della eventuale necessità di gestire il versionamento, previsto dall’allegato 5.
I metadati possono essere gestiti memorizzandoli all'interno di file .XML ovvero possono essere elaborati nel momento in cui viene fatta la richiesta di accesso a questa informazione. La gestione delle diverse versioni potrebbe essere risolta anche attraverso una opportuna identificazione dei diversi file, aggiungendo, ad esempio, un suffisso o un prefisso, relativo alla versione come pure si potrebbe adottare una regola di denominazione dei file che associ ciascun documento al relativo file di metadati attraverso lo stesso nome di identificazione. Per quanto attiene ai metadati delle aggregazioni documentali, sussiste una oggettiva dinamicità delle informazioni da gestire. Pertanto, Agid consiglia una gestione dei metadati generandoli a richiesta, nel momento in cui l’operatore ne ha necessità.
Per quanto riguarda le regole di processamento, il documento informatico precisa che per poter produrre un documento sono previsti 5 passaggi fondamentali:
- Formazione del documento principale ed eventuali allegati;
- Calcolo dell’impronta del documento principale e degli eventuali allegati;
- Generazione del numero di protocollo da assegnare al messaggio di protocollo;
- Formazione della segnatura di protocollo che DEVE rispettare l’XML Schema indicato nelle LLGG utilizzando le impronte del documento principale e degli eventuali allegati, create al passo 2;
- Apposizione di un “sigillo elettronico qualificato” alla segnatura di protocollo per garantire l’integrità e autenticità.
Si precisa che le ultime operazioni devono essere eseguite in maniera indivisibile.
Nel caso di comunicazioni rivolte a privati ed aziende il canale preferenziale di comunicazione, scrive Agid, deve essere la posta elettronica (certificata o non) e, pertanto, la trasmissione della copia di cortesia è sempre possibile poiché il destinatario potrebbe non essere provvisto di strumenti idonei alla gestione della segnatura di protocollo.
Il documento completo per chi volesse approfondire, è disponibile sul sito dell’Agenzia.