Con la Circolare n. 19 del 20 Settembre 2022, il Ministero del lavoro fornisce utili chiarimenti in merito all’applicazione del Decreto Trasparenza (decreto legislativo n. 104/2022) con cui il nostro ordinamento ha recepito la direttiva UE 2019/1152 che impone al datore di lavoro di rendere ai propri dipendenti ulteriori informazioni al momento dell’instaurazione del rapporto di lavoro, in maniera tale che quest’ultimo sia informato dei diritti e doveri che ne conseguono in relazione agli aspetti principali del contratto.
La presente Circolare si affianca a quella già resa dall’Ispettorato del lavoro (n.4/2022), con cui l’INL aveva dettato le prime linee guida sull’attuazione dei nuovi obblighi informativi.
Il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, nel suo provvedimento, richiama le nuove regole del decreto legislativo n. 104/2022, ricordando anche i considerando della direttiva di cui lo stesso decreto costituisce attuazione e precisando che l’obbligo informativo non può essere reso solo con un astratto richiamo alle norme che regolano gli istituti oggetto dell’informativa, bensì attraverso la comunicazione di come tali istituti, nel concreto, si muovono, nei limiti consentiti dalla legge, nel rapporto tra le parti, anche attraverso il richiamo della contrattazione collettiva applicabile al contratto di lavoro.
La Circolare, quindi, prende in considerazione per punti le informazioni da rendere al lavoratore, fornendo nel dettaglio maggiori delucidazioni.
Congedi (articolo 1, comma 1, lett. l), d.lgs. n. 152/1997)
Sul tema dei congedi, ad esempio, il provvedimento del Ministero precisa che, oltre ai generali ed essenziali richiami alla disciplina legale applicabile, da formularsi con chiarezza e semplicità, occorre fornire al lavoratore le indicazioni della disciplina contenuta nel contratto collettivo soggettivamente applicabile al rapporto; ad ogni modo, l’informativa va resa esclusivamente per i congedi retribuiti, per cui non vi è obbligo di comunicazione di quelli per cui non è prevista la corresponsione della retribuzione.
Il secondo aspetto, di fondamentale importanza, è la comprensione di cosa debba, di fatto, intendersi per “congedo”, atteso che nel nostro ordinamento esistono diverse forme di temporanea astensione dalla prestazione lavorativa variamente denominate (congedo, assenza, permesso, aspettativa, ecc.); sul punto, il Ministero ritiene che l’obbligo di informazione per il datore di lavoro debba riferirsi solo a quelle astensioni espressamente qualificate dal legislatore come “congedo”.
In via esemplificativa e non esaustiva, la Circolare indica inoltre alcune ipotesi di congedi retribuiti
previsti dalla legge:
- congedi di maternità e paternità, congedo parentale e congedo straordinario per assistenza a persone disabili, secondo la disciplina di cui al d.lgs. n. 151/2001;
- congedo per cure per gli invalidi, secondo la disciplina di cui all’articolo 7 del d.lgs. n. 119/2011;
- congedo per le donne vittime di violenza di genere secondo la disciplina di cui all’articolo 24 del d.lgs. n. 80/2015.
Retribuzione (articolo 1, comma 1, lett. n), d.lgs. n. 152/1997)
Per quanto concerne la retribuzione, la riforma prevede che il datore abbia l’obbligo di indicare «l’importo iniziale della retribuzione o comunque il compenso e i relativi elementi costitutivi, con l’indicazione del periodo e delle modalità di pagamento».
Il provvedimento del Ministero sul tema evidenzia che il datore di lavoro non potrà indicare l’importo degli elementi variabili della retribuzione (ad esempio, il premio di risultato), pur essendo tenuto ad indicare al lavoratore in base a quali criteri tali elementi variabili saranno riconosciuti e corrisposti.
Per quanto riguarda invece le eventuali misure di welfare aziendale o, ancora, il buono pasto, queste, non rientrando ordinariamente nell’assetto retributivo, non sono oggetto dell’informativa, salvo che non siano previste dalla contrattazione collettiva o dalle prassi aziendali come componenti dell’assetto retributivo.
Orario di lavoro programmato (articolo 1, comma 1, lett. o), d.lgs. n. 152/1997)
L’articolo 1, comma 1, lett. o) del decreto legislativo n. 104 prevede che il datore di lavoro debba
informare il lavoratore su «la programmazione dell’orario normale di lavoro e le eventuali condizioni relative al lavoro straordinario e alla sua retribuzione, nonché le eventuali condizioni per i cambiamenti di turno, se il contratto di lavoro prevede un’organizzazione dell’orario di lavoro in tutto o in gran parte prevedibile». Anche su questo punto il Ministero spiega che le informazioni devono riguardare, più che la generale disciplina legale, soprattutto i riferimenti al contratto collettivo nazionale e agli eventuali accordi aziendali che regolano il tema dell’orario nel luogo di lavoro.
Nello specifico, il datore di lavoro deve fornire, quindi, informazioni in merito:
- alla concreta articolazione dell’orario di lavoro applicata al dipendente;
- alle condizioni dei cambiamenti di turno;
- alle modalità e ai limiti di espletamento del lavoro straordinario e alla relativa retribuzione.
Nel caso di variazioni dell’orario di lavoro successivamente intervenute, l’informativa si rende necessaria solo in presenza di modifiche che incidono sull’orario di lavoro in via strutturale o per un arco temporale significativo, fermo restando il rispetto della legge e del contratto collettivo soggettivamente applicabile al rapporto di lavoro.
Può essere utile precisare che generalmente rientrano nella definizione del lavoro prevedibile anche le ipotesi di lavoro a turni e di lavoro multi-periodale: in tali casi sarà sufficiente indicare che il lavoratore viene inserito in detta articolazione oraria e rendere note le modalità con cui allo stesso saranno fornite informazioni in materia.
Del pari, rientra nella nozione di lavoro prevedibile anche l’orario di lavoro discontinuo, che si riferisce ad attività che non richiedono un impegno continuativo di lavoro (ad esempio nel caso di portieri, custodi, guardiani, fattorini, ecc.).
Previdenza e assistenza (articolo 1, comma 1, lett. r), d.lgs. n. 152/1997)
Il nuovo testo del d.lgs. n. 152/1997 prescrive per il datore di lavoro l’obbligo di informare il
lavoratore su «gli enti e gli istituti che ricevono i contributi previdenziali e assicurativi dovuti dal datore di lavoro» e «su qualunque forma di protezione in materia di sicurezza sociale fornita dal datore di lavoro stesso».
In merito, scrive il Ministero, tali informazioni dovranno essere fornite dal datore di lavoro anche alla luce della specificità della contrattazione collettiva applicabile al rapporto, rappresentando al lavoratore, ad esempio, la possibilità di aderire a fondi di previdenza integrativa aziendali o settoriali.
Modalità di comunicazione degli obblighi informativi
Per quanto riguarda le modalità di comunicazione delle informazioni da rendere, il Ministero del lavoro ammette la possibilità di comunicare tali informazioni in modalità informatica, come già chiarito nella citata circolare INL dello scorso agosto, cui rinvia.
Ulteriori obblighi informativi nel caso di utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati
Su questo argomento, il Ministero ritiene che per sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati debbano intendersi quegli strumenti che, attraverso l’attività di raccolta dati ed elaborazione degli stessi effettuata tramite algoritmo, intelligenza artificiale, ecc., siano in grado di generare decisioni automatizzate.
Nell’ipotesi descritta, l’obbligo dell’informativa sussiste anche nel caso di intervento umano
meramente accessorio.
Nella sostanza, il decreto legislativo richiede che il datore di lavoro proceda all’informativa quando la disciplina della vita lavorativa del dipendente, o suoi particolari aspetti rilevanti, siano interamente rimessi all’attività decisionale di sistemi automatizzati.
Così la Circolare riporta alcune situazioni in cui è doveroso rendere l’informativa richiesta dal decreto Trasparenza, ossia:
- assunzione o conferimento dell’incarico tramite l’utilizzo di chatbots durante il colloquio, la
profilazione automatizzata dei candidati, lo screening dei curricula, l’utilizzo di software per il
riconoscimento emotivo e test psicoattitudinali, ecc.; - gestione o cessazione del rapporto di lavoro con assegnazione o revoca automatizzata di compiti, mansioni o turni, definizione dell’orario di lavoro, analisi di produttività, determinazione della retribuzione, promozioni, etc., attraverso analisi statistiche, strumenti di data analytics o machine learning, rete neurali, deep-learning, ecc.
Diversamente, ritiene non sia necessario procedere all’informativa nel caso, ad esempio, di sistemi automatizzati deputati alla rilevazione delle presenze in ingresso e in uscita, cui non consegua un’attività interamente automatizzata finalizzata ad una decisione datoriale.
Discorso a parte merita, invece, la previsione riguardante «le indicazioni incidenti sulla sorveglianza, la valutazione, le prestazioni e l’adempimento delle obbligazioni contrattuali dei lavoratori». Anche in questa ipotesi, il datore di lavoro deve informare il lavoratore dell’utilizzo di tali sistemi automatizzati, quali – a puro titolo di esempio: tablet, dispositivi digitali e wearables, gps e geolocalizzatori, sistemi per il riconoscimento facciale, sistemi di rating e ranking, etc.
Si deve ritenere che l’obbligo informativo introdotto dal citato articolo 1-bis del d.lgs. n. 152/1997 trovi applicazione anche in relazione all’utilizzo di sistemi decisionali o di monitoraggio automatizzati integrati negli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa, allorquando presentino le caratteristiche tecniche e le funzioni descritte in precedenza.
Altri chiarimenti che si rinvengono nella Circolare riguardano:
- la durata massima del periodo di prova;
- il cumulo degli impieghi;
- la prevedibilità minima del lavoro;
- la transizione a forme di lavoro più sicure e stabili;
- la formazione obbligatoria, per la quale si chiarisce che l’articolo 11 del decretoTtrasparenza non riguarda la formazione professionale e quella per ottenere o mantenere una qualifica professionale a meno che il datore di lavoro non sia tenuto a fornirla per legge;
- le misure di tutela che, secondo le precisazioni indicate dal Ministero, vanno riferite alle misure equivalenti al licenziamento.