L’Agenzia delle Entrate, con la risposta n. 740 del 20 Ottobre 2021 all’interpello promosso da un’azienda, ha ritenuto valida la procedura di completa dematerializzazione della nota spese del dipendente.
Come precisato dall’Amministrazione finanziaria, infatti, la disciplina in materia non chiede che sia necessariamente apposta la firma digitale, elettronica qualificata o avanzata, per la corretta formazione del documento informatico, nemmeno per ragioni fiscali, pertanto i giustificativi di spesa riferiti alle trasferte possono essere conservati mediante una procedura di completa dematerializzazione che consente l’accesso al sistema informatico predisposto direttamente al dipendente o ad un suo delegato, purchè però tale procedura garantisca che siano rispettati i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità dei documenti come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (Dlgs n. 82/2005), anche quando la nota spese è sprovvista della firma digitale, elettronica qualificata o elettronica avanzata del trasfertista.
Valida, dunque, per l’Amministrazione finanziaria, la procedura informatica di cui la società istante intende dotarsi, la quale consentirebbe, tramite chiavi di accesso univoche e personali, ai suoi dipendenti, anche per mezzo dei loro delegati, di creare personalmente, controllare, contabilizzare e conservare in formato totalmente digitalizzato le note spese e gli allegati.
La procedura di dematerializzazione della nota spese
La società precisa che nella procedura, ciascun soggetto verrebbe dotato di una utenza personale, con cui potrà accedere ai servizi aziendali e che ciascuna utenza sarà univoca e associata ad una password da cambiare mensilmente in via obbligatoria.
Il giustificativo di spesa verrà acquisito direttamente come documento informatico o in alternativa, se analogico, potrà essere scansionato oppure dello stesso potrà essere predisposta una copia per immagine, utilizzando formati immodificabili come pdf/tif/jpe, e inserita nel portale nel riepilogo mensile.
A conclusione della procedura, i documenti cartacei potranno essere distrutti. Le spese prepagate dalla società verranno incluse alla nota spesa con la funzione di report, controllo di gestione e aderenza alla normativa fiscale.
Attraverso un sistema di “autenticazione o identificazione unica”, anche detto sistema Sso (single sign-on), ciascun utente (dipendente) potrà accedere alla piattaforma di gestione delle proprie note spese, ma non potrà accedere alle posizioni di altri utenti/dipendenti.
Conclusa la procedura di caricamento della nota spese e degli altri documenti eventuali, il trasfertista o il delegato confermano l'inserimento della nota spesa e la inviano perché sia approvata.
L’area amministrativa della società verifica la congruenza dei giustificativi rispetto alla normativa fiscale e alla policy aziendale e approva la nota spese e gli allegati.
La nota spese viene poi contabilizzata attraverso un sistema automatico perché sia immodificabile e dunque preordinata per la conservazione elettronica.
La società si è quindi rivolta all’Agenzia delle Entrate per capire se la procedura innanzi delineata è conforme alle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, previste dal Dm 17 giugno 2014 e se il sistema possa ritenersi corretto ai fini dell’identificazione univoca delle note a ogni trasfertista, nonostante la documentazione sia carente della sottoscrizione analogica o della firma digitale dei documenti.
Nel procedimento, infatti, la firma elettronica sulla nota spese e sugli allegati verrebbe apposta nella fase della conservazione elettronica, le certificazioni dunque non saranno firmate dai trasfertisti a cui si riferiscono, ma dal responsabile della conservazione, come stabilito dall'articolo 3 del succitato Dm 17 giugno 2014.
L’univoca riconducibilità della nota spese al dipendente verrebbe assicurata dal sistema Sso (Single sign-on), che richiede l'accesso univoco da parte del lavoratore mediante l'inserimento del "nome utente" e della "password" in fase di accesso alla rete aziendale. Con tale procedimento il dipendente si assume la piena responsabilità dell'attività effettuata. Anche in caso di delega la responsabilità sarà del delegante.
Il parere della società istante
A parere della società istante, la generalità dei giustificativi allegati alle note spese può rientrare tra i documenti analogici originali "non unici", in quanto il riscontro degli stessi può essere effettuato nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, comprese le ricevute dei taxi ed esclusi i giustificativi emessi da operatori extra-Ue con cui non sussiste una reciproca assistenza in materia fiscale.
La risposta dell'Agenzia delle Entrate
L’Agenzia delle Entrate, nel fornite risposta ai quesiti posti, evidenzia che l’attenzione va focalizzata sul CAD ossia il Codice dell'amministrazione digitale e i relativi decreti attuativi, dalla quale disciplina si deduce che qualsiasi documento informatico di rilevanza fiscale - ossia qualunque documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari -, come le note spese che verranno utilizzate per dedurre i relativi costi, deve possedere, altresì le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità.
Se sussistono tali requisiti, i documenti analogici cedono il passo a quelli informatici e la procedura di creazione, gestione, controllo e conservazione può essere completamente dematerializzata.
La procedura di generazione della nota spese di cui intende valersi la società, precisano le Entrate, ricorda i casi già analizzati dalla stessa amministrazione finanziaria nelle risposte n. 403 e 417 del 2019, pertanto, se viene garantito che i documenti dematerializzati, sono immodificabili, integri e autentici, la procedura è valida, sia quando la nota spese è creata direttamente dal trasfertista, mediante la procedura di accesso alla rete aziendale o tramite il sistema Sso, sia se la stessa venga resa da un delegato, il quale agisce su procura, in nome e per conto del delegante.
I giustificativi di spesa, anche se dematerializzati, devono comunque consentire la verifica dell'esistenza dei requisiti (inerenza, competenza e congruità), ai fini della deducibilità dei costi e dell'imputabilità dei redditi ai dipendenti ai quali la spesa viene rifusa.
L’obbligo di firma digitale, elettronica qualificata o la firma elettronica avanzata affinchè il documento informatico sia formato in maniera corretta, non è rilevante ai fini fiscali, ma solo in relazione all'efficacia e alla validità probatoria di scrittura privata prevista dall'articolo 2702 del codice civile (cfr. articolo 20, comma 1 bis, del
CAD).
Medesimo ragionamento deve farsi per i giustificativi ad essa allegati.
Le copie per immagine di documenti analogici, realizzate secondo le regole indicate dall’articolo 22, comma 1-bis, del Cad, sostituiscono, infatti, gli originali “ad ogni effetto di legge” e ciò vale anche per i fini tributari.
Con particolare riferimento poi alle prestazioni di trasporto tramite taxi, le Entrate evidenziano che trattasi di servizi soggetti all'obbligo di fatturazione su richiesta del committente non oltre il momento di effettuazione dell'operazione ai sensi dell'articolo 22 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633. La fattura è emessa in duplice copia ed è obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, sicché può essere considerata documento analogico non unico. Le medesime prestazioni sono, invece, esonerate dall'obbligo di certificazione tramite scontrino o ricevuta fiscale ai sensi dell'articolo 2, lettera l), del decreto del Presidente della Repubblica del 21 dicembre 1996, n. 696 .
Detto ciò, i giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali. La loro natura, pertanto, è quella di documenti analogici originali "non unici" ai sensi dell'articolo 1, lettera v), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale, C.A.D.), che qualifica come tali «i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi».
Per chiudere, con riferimento alla conservazione sostitutiva del giustificativo allegato alla nota spese che non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, è necessario l’intervento del pubblico ufficiale come previsto dall’articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014.