Le riunioni degli organi assembleari degli enti associativi privi della qualifica di ETS, in assenza di diversa previsione statutaria, possono essere convocate e svolgersi mediante mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione.
Manca, infatti, una disciplina specifica legale che imponga la presenza fisica degli aventi diritto nello stesso luogo fisico (o che subordini lo svolgimento delle riunioni mediante mezzi di telecomunicazione alla previsione statutaria) e non essendo presenti nell’ordinamento italiano principi generali contrari.
E’ questo quanto ha stabilito la Commissione del terzo settore del Consiglio Notarile di Milano con la sua nuova massima n. 12, del 10 maggio 2022.
Anche se la previsione di poter svolgere le riunioni a distanza non è espressamente indicata nello statuto, continuano i notai meneghini, le riunioni possono essere effettuate a condizione che:
– sia assicurata la contestualità del procedimento assembleare;
– sia possibile verificare l’identità degli intervenuti (principio ribadito anche durante il periodo emergenziale dagli artt. 73 e 106 del D.L. 17 marzo 2020, n. 18, convertito con modificazioni dalla legge 24 aprile 2020, n.27).
Con questa nuova massima, il notariato, dunque, conferma il proprio orientamento già espresso in occasione della precedente pronuncia n. 200, in cui i notai avevano spiegato che, a parer loro, a prescindere dalla normativa dettata dallo stato di emergenza che consente di utilizzare fino al prossimo 31 luglio 2022 le assemblee dei soci in videoconferenza, anche senza previsione statutaria [precisamente il decreto-legge 17 marzo 2020, n. 18 che ha previsto tale eccezione e il D.L. n. 28/2022 che ha fissato la proroga dell’eccezione al 31 luglio 2022], non sarebbe più necessario un luogo fisico di convocazione dell’assemblea, dovendosi indicare, nell’avviso di convocazione, soltanto le modalità in cui avverrà il collegamento virtuale, in quanto non sussiste alcun impedimento normativo in tal senso.
Infatti, scrivono i notai milanesi (diversamente dalle previsioni in ambito societario che, ad una sommaria lettura, potrebbero sembrare imporre un perimetro spaziale di convocazione: cfr. artt. 2363, 2366, 2470 cc), l’art. 21 del Codice Civile non prevede ostacoli rispetto al luogo di convocazione delle riunioni degli organi assembleari e l’articolo 8 delle disposizioni di attuazione al Codice Civile individua una disciplina sintetica sulla convocazione delle assemblee delle associazioni, rinviando alle regole statutarie e stabilendo che, in mancanza delle stesse, la convocazione sia realizzata “mediante avviso personale che deve contenere l’ordine del giorno degli argomenti da trattare”, aggiungendo solo che “se non è vietato dall’atto costitutivo e dallo statuto, gli associati possono farsi rappresentare nell’assemblea da altri associati mediante delega scritta”.
Dunque, tale ultima disposizione non impone nemmeno l’obbligo di prevedere un luogo (fisico) nell’avviso di convocazione.
Nel caso in cui, nello statuto dell’ente vi siano previsioni circa l’indicazione del luogo di svolgimento della convocazione dell’assemblea, senza richiedere la presenza fisica degli aventi diritto, i notai ritengono che l’organo amministrativo possa stabilire, nell’avviso di convocazione, la facoltà per gli aventi diritto di partecipare alla riunione utilizzando mezzi di telecomunicazione, in considerazione del fatto che tale facoltà semplifica l’esercizio dei diritti di partecipazione alla vita associativa da parte di chi abbia, per diverse motivazioni (distanza geografica, ridotto preavviso o altro), problemi ad essere presente fisicamente.
In virtù del principio di autonomia statutaria, lo statuto dei suddetti enti potrà, comunque, prevedere, in alternativa:
- che la riunione si debba tenere in un luogo fisicamente determinato ed alla presenza personale degli aventi diritto;
- che la riunione si debba tenere unicamente attraverso mezzi di telecomunicazione, anche senza indicazione di un luogo fisico di convocazione;
- che la riunione si possa tenere in modalità “mista”, con facoltà per ciascuno degli aventi diritto di scegliere come intervenire, se in presenza o mediante mezzi di telecomunicazione; iv) che l’organo amministrativo possa scegliere, ogni volta, le modalità di partecipazione alla riunione.
La massima affronta, inoltre, la questione sulla compresenza, nel luogo di convocazione, del presidente e del segretario della riunione, quando lo svolgimento dell’assemblea è previsto con modalità “mista”, ossia convocando la riunione presso un luogo fisico, ma accettando come valida presenza, la partecipazione dell’avente diritto anche mediante mezzi di telecomunicazione.
I notai ritengono fattibile siffatta prospettiva poiché, spiegano, nessuna norma obbliga alla compresenza, sebbene ciò risulti possibile a condizione che, in concreto, sia permesso al presidente (in proprio o mediante delega a terzi, ad esempio per la verifica delle presenze) di svolgere adeguatamente i compiti connessi al suo ruolo con mezzi da remoto.
Quanto alle modalità operative di convocazione delle riunioni (esclusivamente o anche) mediante mezzi di telecomunicazione, i notai meneghini ritengono che l’avviso possa indicare in maniera generica l’intervento mediante mezzi di telecomunicazione, senza dover specificare necessariamente le modalità tecniche ed i link di collegamento, purché gli stessi vengano poi comunicati agli interessati in un termine opportuno tale da consentire loro di avviare agevolmente il processo telematico.
E non sarebbe nemmeno necessario che, al termine della riunione, sia riportata nel verbale la modalità tecnologica utilizzata per lo svolgimento della riunione medesima.
Infine, i notai si soffermano sugli enti dotati della qualifica di ETS, richiamando l’art. 24, comma 4, del Codice del Terzo settore, secondo cui “L’atto costitutivo e lo statuto possono prevedere l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l’espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica, purché’ sia possibile verificare l’identità dell’associato che partecipa e vota”.
Sul punto, ritengono valide le clausole statutarie degli ETS che, nel prevedere l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, non impongono l’indicazione di un luogo fisico di convocazione, così che l’assemblea si possa svolgere esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, purché sia possibile verificare l’identità degli intervenuti che partecipano e votano, nel rispetto del metodo collegiale.
In merito, si argomenta che l’art. 24 del Codice del Terzo Settore non prevede limitazioni inerenti il luogo di convocazione delle riunioni degli organi assembleari degli ETS; inoltre il comma 4 dell’articolo art. 24, del Codice del Terzo Settore può essere considerato simmetrico rispetto all’art. 2370, comma 4, codice civile, e dunque, anche per gli ETS -come per le società- sarebbe, per i notai, possibile ricorrere alla videoconferenza anche in mancanza di un luogo fisico di convocazione dell’assemblea.
A sostegno di tale tesi nella massima in esame, viene richiamata la motivazione già assunta nella precedente pronuncia n. 200, ossia che “se il Legislatore avesse inteso escludere in toto la legittimità di previsioni statutarie che autorizzano la partecipazione assembleare solo da remoto, la norma avrebbe dovuto specificare che la clausola ‘può consentire l’intervento in assemblea anche mediante mezzi di telecomunicazione. Così com’è formulata, invece, la norma non sembra in grado di precludere la possibilità che l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione costituisca l’unica modalità concessa ai soci per intervenire alla riunione, in mancanza di un luogo fisico di convocazione dell’assemblea”.