Una società che allo stato attuale ha aderito al servizio di conservazione delle fatture elettroniche messo a disposizione dall'Agenzia delle entrate ai sensi dell'articolo 1 del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127 vorrebbe a partire dai documenti fiscali 2020 e nello specifico per:
- registri e liquidazioni IVA,
- registro dei beni
- ammortizzabili,
- libro di magazzino
- libro giornale
"implementare le proprie procedure interne utilizzando le semplificazioni amministrative introdotte con l'art.12-octies del D.L. n. 34 del 2019, procedendo come ivi previsto e quindi tenendo aggiornati e memorizzati i propri dati e registri contabili con e sui propri sistemi elettronici e negli archivi residenti sul proprio software gestionale, e procedendo alla stampa dei sottoindicati documenti quando e se perverrà la richiesta degli organi di controllo. La società, quindi, non procederebbe alla conservazione sostitutiva tramite apposizione di marcatura temporale e firma digitale, ma garantirebbe (con procedura scadenzata di backup), in sede di controlli ed ispezioni, che i documenti/registri sottoindicati risultino e vengano stampati contestualmente alla richiesta avanzata dagli organi competenti ed in loro presenza".
E' corretto tale comportamento sia dal punto civilistico (art.2215/2220 cc) che dal punto di vista tributario, anche alla luce di quanto previsto dall'art.12-octies del D.L. n. 34 del 2019?
Inoltre per quei registri per i quali è previsto l'assolvimento dell'imposta di bollo, la società domanda quale sia la corretta modalità di assolvimento dell'imposta.
Con la pubblicazione della Risposta n. 236, l'amministrazione finanziaria ha nuovamente ribadito un importante concetto: la tenuta e la conservazione dei documenti sono due concetti ed adempimenti distinti.
L'articolo 12-octies del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34 prevede che "la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza".
Il Legislatore è intervenuto sulla tenuta dei documenti contabili ma non ha modificato le norme in tema di conservazione che prevede che i documenti informatici debbano possedere le seguenti caratteristiche:
- immodificabilità;
- integrità;
- autenticità;
- leggibilità
Il processo di conservazione termina con l'apposizione di un marca temporale opponibile a terzi.
Il primo quesito posto dalla società non può, dunque, essere accolto.
Per quanto riguarda il secondo quesito, ossia la corretta modalità di assolvimento dell'imposta di bollo da apporre su libro giornale, libro inventari ed altre scritture ex art. 2214 del cc, l'agenzia delle entrate specifica che, nel caso in cui gli stessi vengano tenuti in formato elettronico, avviene tramite pagamento con modello F24 telematico (codice tributo 2501). Tale pagamento deve avvenire in un'unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio.