Un intermediario abilitato alla trasmissione delle dichiarazioni dei redditi desidera impostare una nuova procedura di trasmissione e conservazione dei documenti articolata nelle seguenti fasi:
- l'intermediario rilascia al cliente l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle Entrate i dati contenuti nella dichiarazione al momento dell'assunzione dell'incarico per la sua predisposizione. A tal proposito, si precisa che l'impegno alla trasmissione potrà essere rilasciato con riferimento a molteplici modelli dichiarativi da trasmettere per conto dello stesso cliente, come previsto dall'art. 3, comma 6-bis, d.P.R. 322/1998.
- l'Istante procede alla compilazione della dichiarazione su modello conforme mediante software, utilizza l'apposita procedura di controllo al fine di verificarne la coerenza con le istruzioni rilasciate dal Ministero dell'Economia e delle Finanze e riscontrare eventuali difformità da correggere;
- l'istante/intermediario sottoscrive la dichiarazione esclusivamente attraverso la procedura di autenticazione del file telematico mediante apposizione della firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle Entrate (c.d. "firma Ade" [l'istante specifica che «si tratta di una firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle Entrate ed associata al codice fiscale del soggetto censito sui sistemi dell'Agenzia delle Entrate come intermediario autorizzato», ndr.]) ;
- l'Istante, dopo avere svolto il controllo e l'autenticazione del file telematico, trasmette la dichiarazione attraverso i canali telematici messi a disposizione dell'Agenzia delle Entrate e verifica l'esito della trasmissione attraverso la consultazione della ricevuta resa disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate (nell'area riservata all'Istante);
- entro i trenta giorni successivi al termine previsto per la presentazione della dichiarazione, l'Istante condivide con il contribuente e/o sostituto d'imposta:
- - copia in formato .pdf della dichiarazione trasmessa, per mezzo posta elettronica ordinaria ovvero certificata. A tal proposito, si precisa che [ALFA] non apporrebbe alcuna firma autografa sulla dichiarazione inviata al contribuente e/o al sostituto di imposta successivamente alla presentazione della dichiarazione, come chiarito dalla Risposta ad istanza di interpello n. 518/2019; e
- - copia in formato .pdf della comunicazione di ricezione della dichiarazione rilasciata dall'Agenzia delle Entrate;
- infine, l'Istante conserva copia della dichiarazione inviata su supporto informatico, nel rispetto delle regole di conservazione elettronica disciplinate dal combinato disposto degli articoli 2, decreto ministeriale 17 giugno 2014, e dell'art. 71, d.lgs. n. 82/2005 (cd. "CAD")».asmissione e conservazione dei documenti
Tale procedura può essere considerata valida e corretta?
Con la pubblicazione della Risposta n° 619, l'amministrazione finanziaria ha espresso parere positivo sulla procedura ricordando che la sottoscrizione della dichiarazione da parte dell'intermediario unicamente mediante la firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle entrate apposta in sede di autentica del file da trasmettere all'amministrazione finanziaria è conforme con le disposizioni di legge.
Il riferimento sui principi necessari per il rispetto di una corretta procedura sono riassunti nella Risposta n. 518/2019, ossia:
- l'impegno a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle entrate i dati contenuti nella dichiarazione, è rilasciato al contribuente o al sostituto di imposta contestualmente alla ricezione della stessa o all'assunzione dell'incarico professionale (sottoscritto dal cliente) per la sua predisposizione;
- la sottoscrizione da parte dell'intermediario del riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi, precede l'invio telematico e, dunque, non è richiesta successivamente alla presentazione della dichiarazione;
- la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall'intermediario;
- gli obblighi di conservazione sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d'imposta conservare l'originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall'incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione) e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa. Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 5 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale o "C.A.D.").