Il sistema di numerazione esadecimale delle fatture elettroniche, anche se soddisfa i requisiti dell’univocità e della progressività, non è idoneo a rispettare il requisito dell’ordine sequenziale richiesto dalla normativa comunitaria.
A chiarirlo è l’Agenzia delle Entrate, che nella risposta n. 505 del 29 ottobre 2020, ha risolto il dubbio interpretativo sollevato dall’istante sulla numerazione delle fatture elettroniche mediante un sistema che evita di esporre a clienti e collaboratori informazioni sul numero totale di fatture emesse.
Al fine di garantire l’univocità e la progressività della numerazione, l’istante intende inserire, all’interno del numero della fattura elettronica, il giorno di emissione (es. 20200601, 20200602, 20200603, ecc.) seguito da un codice parziale giornaliero in formato esadecimale (es. 0001, 0002, 000A, 000B, ecc.).
L’Agenzia ha dovuto stabilire se la numerazione parziale giornaliera possa essere considerata progressiva pur contenendo cifre esadecimali e se, con il passaggio al giorno successivo, il salto di numerazione del codice parziale giornaliero possa essere considerato valido.
A decorrere dal 1° gennaio 2013, la fattura deve contenere un numero progressivo che la identifichi in modo univoco, anche mediante riferimento alla data della fattura stessa.
Nel caso di specie, l’indicazione della data di emissione nel numero della fattura appare, però, difficilmente praticabile, posto che tale data è quella di trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI), nota per definizione solo dopo la trasmissione medesima e potenzialmente diversa dalla data di effettuazione dell’operazione, che è quella da indicare nell’apposito campo della fattura.
Come già precisato dalla circolare n. 14/E/2019 (§ 3.1), anche se l’operatore decidesse di emettere la fattura elettronica via SdI non entro le ore 24 del giorno dell’operazione, come normalmente si verifica in caso di fattura immediata, bensì in uno dei successivi 12 giorni previsti dall’art. 21, comma 4, del D.P.R. n. 633/1972, la data del documento dovrà sempre essere valorizzata con la data dell’operazione e i 12 giorni citati potranno essere sfruttati per la trasmissione del file della fattura elettronica al SdI.
Ne consegue, ad avviso dell’Agenzia, che la numerazione esadecimale, volta come detto ad evitare di esporre a clienti e collaboratori informazioni sul numero totale di fatture emesse, pur risultando adeguata a garantire l’univocità e la progressività delle fatture, appare tuttavia, nel sistema proposto – strutturato sulla progressione della data di emissione – non idonea a rispettare l’ordine sequenziale, richiesto dall’art. 226 della Direttiva n. 2006/112/CE, nell’arco temporale mensile o annuale.
Nell’ipotesi in cui, in alcuni giorni, non fosse emessa alcuna fattura potrebbe, infatti, verificarsi un “salto data” che avrebbe l’effetto di inibire agli organi preposti al controllo:
- la verifica dell’obbligo di corrispondenza tra la numerazione delle fatture e la relativa annotazione sui registri contabili, necessaria ad evitare intervalli ingiustificati nell’ordine di emissione e di annotazione; e
- la corretta ricostruzione delle operazioni attive e, conseguentemente, l'attività di controllo documentale.
Peraltro, ha ricordato l’Agenzia, l’ordine sequenziale dei documenti è essenziale per ottemperare alla predisposizione per conto dei contribuenti, a partire dalle operazioni IVA effettuate dal 1° gennaio 2021, delle bozze:
- dei registri degli acquisti e delle fatture emesse;
- delle liquidazioni periodiche IVA;
- della dichiarazione IVA annuale.