Più semplice rilasciare il mandato all'avvocato nel periodo di emergenza, ma solo nel civile

Il comma 20-ter dell’art. 83 introdotto dalla legge del 24 aprile 2020 n. 27 di conversione del D.L. n. 18/2020 semplifica la modalità di rilascio della procura alle liti al difensore nel periodo di emergenza sanitaria, ma pone non pochi dubbi interpretativi.

La disposizione stabilisce, infatti, che, fino alla cessazione delle misure  di  distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in  materia  di  prevenzione del contagio da COVID-19, la sottoscrizione della procura alle liti può essere apposta dalla parte anche  su  un documento  analogico  [quindi cartaceo] e poi trasmessa  al   difensore,   anche   in   copia informatica per immagine [es. documento cartaceo scannerizzato, fotografia con smartphone], unitamente  alla  copia  di  un  documento  di identità del cliente in corso di  validità,  anche  a  mezzo  di  strumenti  di comunicazione  elettronica [via email o pec].  Ciò vale però con riferimento ai soli procedimenti civili.

Quindi, il cliente in tutto il periodo di emergenza, può non rilasciare la procura alla presenza dell’avvocato, ma può, prima firmarla e poi inviarla al suo difensore attraverso una email o una pec. Non è chiaro se tra gli strumenti di comunicazione elettronica possano intendersi ricompresi anche quelli di messaggistica istantanea come Whatsapp; ad ogni modo, posto che l’obiettivo è quello di semplificare e agevolare le modalità di rilascio del mandato al difensore, si ritiene possa considerarsi valido anche l’utilizzo di tali mezzi.

Cosa deve fare dunque il cliente per rilasciare il mandato all’avvocato secondo la legge n. 27/2020?

Ricorrendo a tali strumenti di invio telematico, il cliente dovrà naturalmente procedere con la digitalizzazione della procura rilasciata su foglio cartaceo, quindi dovrà scannerizzare il documento cartaceo oppure fotografarlo con lo smartphone e inviarlo mediante uno degli strumenti innanzi indicati, oppure scegliere di inviare la procura rilasciata su carta con il tradizionale strumento della raccomandata.

In entrambi i casi, il cliente dovrà allegare la copia del proprio documento di identità; a seconda della modalità di invio scelta, dunque potrà trattarsi di una copia cartacea del documento di identità del cliente, della scansione del documento o della fotografia dello stesso, ad esempio, mediante smartphone.

L'avvocato, ricevuta la procura, certificherà l'autografia  mediante  la  sola  apposizione  della  propria   firma digitale  sulla  copia  informatica  della  procura, ma non è chiaro se  dovrà apporre la sua firma digitale anche alla copia del documento di identità del cliente.

Comunque, per intendersi, qualora il cliente invii al difensore con Whatsapp, via email o pec un file in formato .jpg [copia per immagine], l’avvocato dovrà trasformare in formato .pdf il file in formato .jpg inviato dal cliente creando così la copia informatica dalla copia per immagine e apporre sul documento così trasformato la sua firma digitale.
Se il cliente ha inviato all’avvocato diligentemente il file in formato .pdf, allora l’avvocato, avendo ricevuto già la copia informatica del documento, potrà procedere direttamente apponendo la sua firma digitale.
Se la procura è invece inviata per raccomandata, l’avvocato dovrà procedere con la scansione del documento cartaceo e la trasformazione del documento in formato .pdf su cui apporre la sua firma digitale [o salvare direttamente durante la scansione il documento in formato .pdf].

Considerando che il legale, in particolare nel caso di messaggio telematico, non ha altri strumenti per difendersi da una eventuale contestazione sul rilascio della procura se non appunto il messaggio ricevuto dal cliente mittente, si rende opportuno innanzitutto preferire sempre uno strumento di comunicazione che consente di risalire con certezza al soggetto che ha inviato la procura e conservare il messaggio ricevuto.

La  procura, continua il disposto, si considera apposta in calce, ai sensi dell'articolo 83 del  codice  di procedura civile, se è congiunta all'atto cui si riferisce  mediante gli strumenti informatici individuati con decreto del Ministero della Giustizia.
Seguita, dunque, a valere l’art. 83 c.p.c. secondo cui “La procura si considera apposta in calce anche se rilasciata su foglio separato che sia però congiunto materialmente all'atto cui si riferisce o su documento informatico separato sottoscritto con firma digitale e congiunto all'atto cui si riferisce mediante strumenti informatici, individuati con apposito decreto del Ministero della giustizia. Se la procura alle liti è stata conferita su supporto cartaceo, il difensore che si costituisce attraverso strumenti telematici ne trasmette la copia informatica autenticata con firma digitale, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici e trasmessi in via telematica”.

La procura rilasciata su foglio separato inserita nella busta telematica del PCT o nella notifica via PEC collegata all’atto per cui la stessa è rilasciata assolve, a tutti gli effetti, alla funzione dell’apposizione in calce; tuttavia, non risulta chiaro se, nell’attuale circostanza, risulti necessario allegare la copia del documento di identità del cliente oppure se lo stesso debba essere solo conservato dall’avvocato.

Un ulteriore punto controverso resta il periodo certo di durata della possibilità di fare ricorso alla suddetta modalità di rilascio della procura. Nella disposizione si legge che siffatta modalità vale fino alla cessazione  delle  misure  di   distanziamento previste dalla legislazione emergenziale in  materia  di  prevenzione del contagio da COVID-19. Non è chiaro però se per tale termine debba intendersi la fine del periodo di emergenza sanitaria dichiarato con Delibera del Consiglio dei Ministri del 31 gennaio 2020, fino al 30 giugno 2020, oppure se il distanziamento sociale continuerà a proseguire anche oltre il periodo di emergenza e con esso quindi, a detta del comma 20-ter, anche la possibilità di ricorrere alla modalità semplificata di rilascio della procura alle liti.