Viene disciplinata per la prima volta una procedura di contraddittorio a distanza (che potrebbe sopravvivere anche in futuro) con il contribuente per la gestione di tutte le procedure fiscali.
Questa è un importantissimo chiarimento che è stato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate con la circolare 6/E del 23 marzo 2020.
In questo momento di emergenza uno dei problemi che si era posto era quello di comprendere come potesse continuare l’attività degli uffici dell’Agenzia delle Entrate per tutte quelle procedure in cui vi era un condiviso interesse delle parti a proseguire i contraddittori in corso. Si pensi a tutti i casi in cui vi è un’adesione aperta con l’Ufficio.
Ora con la citata circolare, l’Agenzia delle Entrate risolve il problema fornendo agli uffici e ai contribuenti una procedura per continuare il contraddittorio a distanza.
La procedura messa a punto allo stato attuale può funzionare anche con l’utilizzo dell’email e della sottoscrizione autografa, ma, ed è chiara in questo senso la formulazione della circolare, deve essere preferito l’utilizzo della PEC e della firma digitale.
La procedura passa per le seguenti fasi:
- Obbligo di identificazione della controparte privata che rappresenta il contribuente con invio di una PEC o di una email con allegata la carta d’identità e la procura di delega. Questo obbligo sussiste anche se l’ufficio già dispone dei predetti documenti. Serve per garantire l’identificazione del contribuente o rappresentante che parteciperà alla sessione a distanza;
- Obbligo di indicazione nella PEC o email precedente del numero telefonico o dello strumento di videoconferenza che si utilizzerà per il contraddittorio;
- Svolgimento del contraddittorio on line e redazione del verbale con indicazione degli strumenti di colloquio che si utilizzeranno per la validazione della verbalizzazione stessa (PEC o Email);
- Obbligo di verbalizzazione in due fasi: la prima con scambio delle bozze del verbale per una condivisione dello stesso – necessaria per correggere eventuali errori ovvero, a seconda della procedura in essere, per raggiungere l’accordo (si pensi alle procedure di accordi preventivi ovvero per accordi collaborativi) -; la seconda di vera e propria verbalizzazione con invio del verbale definitivo alla controparte. Quest’ultima provvede alla stampa del verbale ricevuto, sigla tutte le pagine, firma l’ultima pagina, scannerizza e rinvia i documenti firmati. Alla PEC o all’email di rinvio allega il documento d’identità di chi ha sottoscritto l’atto. Le procedure di sottoscrizione possono avvenire anche con firma digitale;
- Il verbalizzante, ricevuto il verbale, lo stampa e lo sottoscrive.
È il caso di sottolineare, infine, che la procedura prevista per gestire questa fase emergenziale, come chiarisce la stessa Agenzia delle Entrate, potrà essere valutata per essere adottata in maniera ordinaria. La sua trasformazione da attività emergenziale in attività ordinaria costituirebbe una rivoluzione nei rapporti tra fisco e contribuenti con una semplificazione di sicuro interesse sia per lo Stato che per le parti private.