La correlazione univoca fra la fattura ricevuta e l’annotazione nel relativo registro IVA è garantita mediante il riporto su quest’ultimo, oltre che del numero di protocollo IVA distinto per società attribuito al momento dell’annotazione, anche del VIM (“Vendor Invoice Management”) number associato virtualmente alle fatture dal sistema gestionale e del numero progressivo e univoco attribuito alla fattura dal fornitore.
È il chiarimento fornito dall’Agenzia delle Entrate nella risposta n. 34 ad una istanza di interpello avente per oggetto la verifica della conformità con gli artt. 25 e 39 del D.P.R. n. 633/1972 della procedura di ricezione, protocollazione, registrazione e conservazione delle fatture e dei documenti relativi ai beni/servizi acquistati/importati nell’esercizio dell’attività d’impresa.
L’art. 25 del D.P.R. n. 633/1972 prevede che “il contribuente deve numerare in ordine progressivo le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell'esercizio dell'impresa, arte o professione (…) e deve annotarle in apposito registro anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all'anno di ricezione della fattura e con riferimento al medesimo anno”.
Con specifico riferimento all’obbligo di numerazione progressiva, con la circolare n. 45 del 19 ottobre 2005, l’Agenzia delle Entrate ha precisato che, “così come le fatture di vendita elettroniche, anche le fatture elettroniche di acquisto possono essere memorizzate su idoneo supporto informatico. In tal caso, non essendo possibile apporre il numero progressivo di registrazione sulle singole fatture ricevute, stante la staticità ed immodificabilità del documento elettronico, l'esigenza di individuare con facilità la fattura elettronica dovrà trovare necessaria soluzione nell'ambito del sistema di contabilità, attraverso l'associazione informatica della fattura ai dati annotati nell'apposito registro IVA”.
L’Agenzia delle Entrate ha, altresì, chiarito, con la risoluzione n. 46 del 10 aprile 2017, che “l'apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale non sia indispensabile qualora sia assicurata la perfetta corrispondenza dei dati contenuti nella fattura e quelli riportati nel registro IVA degli acquisti e nel registro dei protocolli di arrivo e, in particolare, sia riportato nel registro IVA, con riferimento a ciascun documento, anche il numero progressivo di protocollo di arrivo”.
Alla luce di tali indicazioni, nella risposta n. 34 dell’Agenzia è stato precisato che la correlazione univoca fra la fattura ricevuta e l’annotazione nel relativo registro IVA è garantita mediante il riporto su quest’ultimo, oltre che del numero di protocollo IVA distinto per società attribuito al momento dell’annotazione, anche del “VIM number” associato virtualmente alle fatture dal sistema gestionale e del numero progressivo e univoco attribuito alla fattura dal fornitore. Va da sé che deve essere possibile effettuare la stampa riepilogativa dei predetti VIM number e dei dati associati, fra i quali, il numero della fattura attribuito dal fornitore.
In merito alla conservazione delle fatture, come già indicato dalla risoluzione n. 18 del 24 giugno 2014, non sussiste l’obbligo di una loro materializzazione su supporti fisici per considerarli giuridicamente esistenti ai fini delle disposizioni tributarie.