L’Agenzia per l’Italia Digitale ha pubblicato le nuove Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che sono in vigore dal primo gennaio 2022.
Le nuove linee guida sul documento informatico, frutto di un percorso lungo e complesso, vanno a sostituire il DPCM 13 novembre 2014, contenente “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici” e il DPCM 3 dicembre 2013, contenente “Regole tecniche in materia di sistema di conservazione”, tranne che per gli articoli 2 comma 1, 6, 9, 18 commi 1 e 5, 20, 21, i quali continuano ad applicarsi.
Le nuove regole sul documento informatico sono destinate in via diretta alla pubblica amministrazione, ma la loro applicazione si estende, per molti aspetti, anche al processo di conservazione documentale dei privati.
Con le nuove linee guida, Agid ha voluto riunire, in un unico documento, non solo le regole tecniche, ma anche le circolari in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico, con l’obiettivo di semplificare, attraverso un unico corpus di regole, materie prima regolate da diversi documenti. Inoltre, Agid ha provveduto a fornire sul tema della conservazione digitale alcune FAQ in aggiornamento continuo che scortano le nuove linee guida.
Da ultimo, l’Agenzia è altresì intervenuta a modificare il Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici in favore della p.a. con la Determinazione n. 629/2021, in cui sono indicate, tra le altre, le modalità per registrarsi al marketplace per diventare fornitori dei servizi di conservazione digitale in favore degli enti pubblici.
L’aspetto certamente più rilevante delle nuove linee guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici è quello di fornire valide indicazioni sulla formazione del fascicolo ...