Il ricorso alle tempistiche più agevoli, consentite dalla legge, attraverso l’adozione di una delibera da parte dell’organo amministrativo non è un obbligo ma sembrerebbe essere, ad ogni buon conto, un onere sussumibile nel più generale dovere di diligenza gestoria, in linea con la “ratio” sottesa alle disposizioni relative alla contabilizzazione in bilancio della postergazione delle perdite di esercizio.
Il termine più lungo di 180 giorni per la convocazione dell’assemblea dei soci: da eccezione a regola generale nella normativa emergenziale
L’emergenza sanitaria Covid-19 ha ostacolato e rallentato lo svolgimento di tutte quelle attività che per ragioni fisiologiche ovvero di efficienza produttiva vanno adempiute in presenza. A tal fine, il Governo ha dovuto offrire garanzia e sostegno alle imprese non solo in termini economici ma anche da un punto di vista pratico. Tra le varie misure adottate, infatti, sono state introdotte disposizioni volte, in particolare, a snellire tutte quelle attività cadenzate da adempimenti e tempistiche regolate dalla legge, tra cui vanno certamente incluse quelle societarie. Il Decreto Milleproroghe, d.l. n. 183/2020 conv. in L. n. 51/2021, in materia societaria ha prorogato, appunto, la normativa, già disposta dal Decreto Cura Italia. Tra tutte emergono, in particolare, ai fini che in tal sede ci occupano, le misure volte a semplificare l’esecuzione dei lavori dell’assemblea dei soci.
Per quanto concerne il peculiare iter di approvazione del bilancio di esercizio della società, infatti, la normativa emergenziale consente di programmare ed eseguire tale adempimento secondo tempistiche più lunghe rispetto a quelle ordinarie.
Il consiglio di amministrazione, a tal fine, deve comunque provvedere, come ordinariamente disposto dalla legge, a redigere il progetto di bilancio, unitamente alla relazione sulla gestione, e a produrre tali documentazioni, unitamente alle osservazioni dell’organo di controllo, all’assemblea dei soci ai fini dell’approvazione in via definitiva. Sicché il consiglio di amministrazione, da ultimo, dovrà provvedere a convocare l’assemblea. Normalmente l’organo amministrativo vi deve provvedere entro i termini previsti dallo statuto, che possono essere più stringenti e giammai ultronei rispetto a quelli legali. Sul punto, infatti, il regime normativo ordinario di cui all’art. 2364, comma 2, c.c. prevede che l’assemblea dei soci, ai fini dell’approvazione del bilancio, debba essere convocata entro il termine stabilito dallo statuto e, comunque, non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio sociale. L’assemblea può essere convocata entro un termine maggiore, non superiore a 180 giorni, solo laddove debba essere approvato un bilancio consolidato ovvero qualora sussistano particolari esigenze da segnalare nella relazione sulla gestione.
Come già anticipato, le misure di snellimento disposte dalla normativa emergenziale ha dilatato le suddette tempistiche, ergendo il termine eccezionale di 180 giorni a regola generale. Più precisamente, la semplificazione delle operazioni assembleari era stata già disposta con la normativa di cui al Decreto Cura Italia del 16 marzo 2020, che è stata, di poi, opportunamente prorogata dall’anzidetto Decreto Milleproroghe. Pertanto, con la conversione del sopracitato decreto nella L. n. 51/2021, tali misure saranno in vigore fino al 31 luglio ovvero fino alla data in cui, se successiva, sarà disposto lo stato di emergenza.
Si precisa che la dilazione dei termini per lo svolgimento dei lavori assembleari lascia campo libero alle società, nella misura in cui queste ultime, a seconda delle proprie necessità, potranno scegliere se attenersi ai termini di convocazione ordinari ovvero se usufruire di una tempistica più agevolata. La convocazione entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio non rappresenta, quindi, un obbligo, ma una facoltà.
La delibera dell’organo amministrativo: obbligo od opportunità?
Pertanto, all’organo amministrativo, che intenda svolgere i lavori di approvazione del bilancio d’esercizio secondo le più lunghe tempistiche di cui alla normativa emergenziale, non è richiesta espressamente alcuna ulteriore incombenza. Sul punto, è sorto il dubbio se il ricorso a tali tempistiche, in quanto frutto di una normativa eccezionale, debba essere formalizzato dall’organo amministrativo attraverso l’adozione di una delibera.
A riguardo, l’art. 106, comma 1, del Decreto Cura Italia, infatti, dispone che: “In deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata per l’approvazione del bilancio al 31 dicembre 2020 entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio”.
Dalla lettera della disposizione normativa si deduce, quindi, l’operatività automatica del termine maggiore di 180 giorni per la convocazione dell’assemblea. Sicché, ai fini della legge, l’organo amministrativo non è tenuto ad adottare alcuna delibera in tal senso.
Resta, ad ogni buon conto, il dubbio se effettivamente adottare una delibera a tal fine sia una mera formalità ovvero se sia comunque un onere insito nel dovere di diligenza cui l’organo amministrativo è tenuto nella gestione dell’attività di impresa.
Secondo taluni, infatti, sebbene non sia necessario giustificare nello specifico le ragioni che abbiano indotto al ricorso del termine più lungo di convocazione, l’organo amministrativo dovrebbe comunque indicare l’impiego dei protocolli Covid-19 e, in particolare, il ricorso al suddetto termine per lo svolgimento dei lavori di approvazione del bilancio in sede di adozione dello stesso progetto, dandone atto altresì nella relazione sulla gestione.
Si ritiene, infatti, che sia opportuno lasciare traccia scritta della decisione di impiegare un termine maggiore per il perfezionamento della procedura di approvazione del bilancio di esercizio, secondo quanto disposto dalla normativa emergenziale. Ciò rappresenterebbe un eccesso di zelo che giammai risulterebbe nocivo e che, al più, specialmente nell’ambito dello svolgimento a distanza delle attività societarie, potrebbe giovare ai soci, in un’ottica di maggiore chiarezza e trasparenza dell’organizzazione e della gestione imprenditoriale.
Si sostiene, infatti, che in tale ambito debba essere seguita ed applicata la stessa modalità operativa che si è inteso adottare ai fini dell’organizzazione dello svolgimento a distanza dell’assemblea dei soci. L’utilizzo dei dispositivi di collegamento digitali è, anche in questo caso, una modalità consentita dalla normativa emergenziale, che non abbisogna di alcun adempimento formale per farne ricorso. Nonostante ciò, sul punto si è parimenti ritenuto che nel verbale dell’assemblea, qualora non sia previsto dallo statuto lo svolgimento dell’assemblea a distanza, sia necessario comunque specificare che essa è stata tenuta con modalità telematica, in osservanza dei protocolli anti covid-19.
Questo canone di comportamento sembrerebbe richiamare la stessa precisione e diligenza richiesta espressamente dalla legge agli amministratori in sede di redazione del bilancio di esercizio ai fini della postergazione delle perdite di esercizio. Si ricorda, infatti, che la Legge di Bilancio 2021, ha disposto eccezionalmente la postergazione della gestione delle perdite di esercizio in sede di bilancio per ben cinque esercizi, consentendo dunque di rinviare la scelta se ridurre il capitale sociale ovvero se rimpinguarlo. Onde usufruire di tale beneficio, il Legislatore ha, infatti, espressamente prescritto che le perdite collegate all’emergenza pandemica debbano essere indicate nella nota integrativa del bilancio distintamente e che, con prospetto apposito, per ogni voce di costo debba essere esplicitata la relativa origine e le eventuali movimentazioni da cui le stesse provengano.