Decreto Milleproroghe sulla tenuta dell’assemblea dei soci: quadro normativo ordinario
L’approvazione definitiva del testo del Decreto Milleproroghe n. 183 del 31 dicembre 2020 da parte del Parlamento ne sancisce la conversione in legge e ne stabilizza gli effetti, rendendoli definitivi.
L’emergenza epidemiologica ancora in corso conferma la necessità di le misure già adottate dal Governo con il decreto legge n. 18 del 17 marzo 2020 (cd. Decreto Cura Italia), ai fini del contenimento del contagio da covid-19. L’esigenza, dunque, di evitare qualsivoglia forma di assembramento ha favorito il ricorso ai collegamenti digitali, con cui si vuole consentire la prosecuzione delle attività economiche e professionali. Con il Decreto Milleproroghe il Governo ha dilazionato l’efficacia degli anzidetti interventi normativi. Alcuni tra questi hanno interessato e, dunque, continuano ad interessare le modalità di convocazione e di gestione dell’assemblea nelle società.
In tempi storici ordinari, l’assemblea dei soci deve essere regolarmente convocata dall’amministratore unico, dal consiglio di amministrazione, dal consiglio di gestione ovvero dagli stessi soci, alle condizioni di cui all’art. 2367 c.c., con puntuale e dettagliato avviso almeno una volta l’anno e, comunque, entro e non oltre 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio societario, ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 2364 c.c. Il termine massimo di convocazione può essere eccezionalmente prorogato a 180 giorni, quando deve essere redatto il bilancio consolidato ovvero quando sussistono particolari esigenze aziendali, di cui il competente organo di amministrazione deve dare conto nella relazione sulla gestione.
Il coordinamento dei lavori dell’assemblea spettano al Presidente, coadiuvato da un segretario ovvero da un notaio, i quali, insieme, devono provvedere a curarne l’ordine e la legittimità, ai sensi dell’art. 2375 c.c. Tali compiti presumono un lavoro di “equipe”, che rende necessaria la presenza fisica e congiunta in assemblea almeno di questi soggetti. Il codice civile, all’art. 2370, comma 4, c.c., presuppone lo svolgimento in presenza delle operazioni assembleari e l’esercizio del voto ai soci aventi diritto, consentendo, però, il ricorso ai dispositivi di collegamento digitale ovvero al voto per corrispondenza, solo laddove lo statuto lo preveda. A tali strumenti si aggiungono, altresì, le modalità del consenso espresso per iscritto ovvero della consultazione scritta, previsti dall’art. 2479, comma 3, c.c.
Per facilitare e snellire le procedure di deliberazione assembleare, inoltre, il codice civile consente ai soci aventi diritto di voto, salvo diversa previsione statutaria, di presenziare per mezzo di un terzo soggetto, persona fisica o giuridica, in veste di rappresentante munito di procura. In caso di società operante nel mercato del capitale di rischio, il TUF all’art. 135-undecies prevede la figura del rappresentante designato, cui il socio può delegare l’esercizio del diritto di voto su una o più questioni, purché siano state indicate precise istruzioni a riguardo.
Le novità introdotte dalla normativa emergenziale: dilazione termini di convocazione assemblea
Come già anticipato in sede introduttiva, le misure di snellimento delle operazioni assembleari introdotte dal Decreto Cura Italia del 16 marzo 2020 sono state opportunamente prorogate dal Decreto Milleproroghe e saranno in vigore fino al 31 luglio 2021 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza. Ciò posto, è ancora, dunque, utile descrivere le modalità di gestione dei lavori dell’assemblea, previste dalla normativa emergenziale, in ragione, soprattutto, delle scadenze in arrivo in punto di chiusura di esercizio ed approvazione del bilancio.
L’art. 106 del Decreto Cura Italia consente alle S.p.A., S.r.l., S.a.p.a., società cooperative e mutue assicuratrici di convocare l’assemblea ordinaria entro 180 giorni dalla chiusura dell'esercizio sociale, anche al di fuori dei casi dalle previsioni statutarie. Va tuttavia evidenziato che il differimento del termine a 180 giorni opera in modo automatico e non deve essere, dunque, preventivamente deliberato dall’organo amministrativo.
Svolgimento dell’adunanza attraverso i mezzi di telecomunicazione
Per le società di capitali, società cooperative e mutue assicuratrici è sancita, inoltre, la possibilità di favorire la partecipazione dei soci impossibilitati a presenziare in adunanza, prevedendo nell’avviso di convocazione delle assemblee (sia ordinarie sia straordinarie) la facoltà di intervenire e di esprimere il voto attraverso i mezzi di telecomunicazione ovvero per corrispondenza, anche in difetto di una previsione statutaria di siffatta portata ovvero in deroga alle condizioni e limitazioni dalla stessa indicate.
Nei medesimi casi, lo svolgimento dei lavori assembleari può, altresì, avvenire esclusivamente attraverso l’utilizzo dei mezzi di telecomunicazione, purché sia garantita l’identificazione dei partecipanti, il coinvolgimento attivo dei medesimi in assemblea e l’esercizio del diritto di voto. Come precisato dal Consiglio Notarile di Milano nella Massima n. 187 dell’11 marzo 2020, si ritiene che tali meccanismi possano operare anche per le adunanze degli organi amministrativi e di controllo, ampliando per analogia la portata applicativa della normativa sul punto.
In punto di identificazione del socio, vi è da sottolineare come l’organo amministrativo, a tal fine, abbia la possibilità di avvalersi degli strumenti di tracciamento della presenza, offerti dalla stessa piattaforma telematica di cui si avvale ai fini dello svolgimento dell’assemblea in videoconferenza. In alternativa, nel caso in cui i soci partecipanti alla riunione abbiano preventivamente consentito il trattamento della propria immagine, taluni ritengono che sia, parimenti, possibile effettuare lo screenshot degli schermi video in cui appaia ogni singolo socio, che verrà, successivamente, allegato dal Presidente e dal segretario al verbale d’assemblea, ai fini della certificazione della presenza del socio.
Nel verbale, infine, qualora non sia previsto da statuto lo svolgimento dell’assemblea a distanza, si ritiene che sia necessario specificare che essa è stata tenuta con modalità telematica, in osservanza dei protocolli anti covid-19.
L’assoluta novità introdotta dal Decreto Cura Italia è data dalla possibilità di partecipare all’assemblea in modalità telematica, altresì, al presidente, al segretario ovvero al notaio, cui, dunque, eccezionalmente, non è richiesto di svolgere i propri compiti in presenza.
Lo svolgimento dell’assemblea soci esclusivamente attraverso il “rappresentante designato”
Inoltre, ai soci di società quotate è prevista la possibilità di avvalersi, in più, della figura del rappresentante designato, anche ove lo statuto societario non lo consenta o lo preveda con limitazioni.
La normativa emergenziale consente, inoltre, lo svolgimento dell’assemblea esclusivamente attraverso il rappresentante designato, purché sempre i soci manifestino puntualmente le loro istruzioni di voto in relazione alle questioni all’ordine del giorno. Ciò significa che nelle società quotate all'assemblea potrà partecipare fisicamente o “virtualmente”, in rappresentanza di tutti gli azionisti, il solo rappresentante designato, che dunque, in assenza di discussione sui punti all’ordine del giorno, manifesterà direttamente la volontà “complessa” dei soci.
Ciò richiede, a monte, la necessità che nell’avviso di convocazione, opportunamente pubblicato, siano scandite le questioni all’ordine del giorno in modo puntuale da consentire una ancora più precisa compilazione del modulo di delega.
Il ricorso alla figura del rappresentante designato, come opportunamente rilevato dalla Consob, può svilire il contraddittorio assembleare. Tale rischio ha indotto la Consob, in ottica difensiva e garantista dei diritti dei soci, con la comunicazione n. 3/2020, ad affermare che: “le società possono prevedere nell'avviso di convocazione un adeguato termine per la presentazione di proposte individuali di delibera sulle materie all'ordine del giorno da parte di coloro ai quali spetta il diritto di voto, da pubblicare sul sito internet della società; tale termine dovrà essere individuato in modo tale da consentire ai soci l'esercizio del voto per delega tramite il rappresentante designato su ciascuna proposta di delibera pubblicata".
Le modalità di esercizio del diritto di voto
Le modalità attraverso cui il socio ovvero il suo rappresentante può esercitare il diritto di voto sono quella per corrispondenza ovvero la nuova modalità “da remoto”, favorita proprio dalla possibilità di partecipare ovvero di svolgere, in forma esclusiva, l’adunanza in videoconferenza. Con il voto per corrispondenza il socio si esprime prima dello svolgimento dell'assemblea, secondo le modalità di espressione analiticamente disciplinate dagli artt. 140 e ss. del Regolamento Consob, adottato con delibera n. 11971/1999 (il cd. "Regolamento Emittenti"). Sicché il voto per corrispondenza andrà: “esercitato mediante l'invio di una scheda di voto, predisposta in modo da garantire la riservatezza del voto fino all'inizio dello scrutinio e contenente l'indicazione della società emittente, degli estremi della riunione assembleare, delle generalità del titolare del diritto di voto con la specificazione del numero di azioni possedute e delle proposte di deliberazione, l'espressione del voto, la data e la sottoscrizione".
Se il voto viene, diversamente, espresso in via elettronica, si deve distinguere il voto espresso prima dell'assemblea da quello espresso mediante gli strumenti di collegamento digitale durante l’adunanza. Nel primo caso si tratta di un vero e proprio voto per corrispondenza e, dunque, sono richiamate le sopracitate modalità previste dal Regolamento Emittenti della Consob. Nel secondo caso, invece, il collegamento “da remoto” consente di eseguire i lavori assembleari in simultanea, sicché non si pongono problemi a tal proposito.
L’unico intralcio alla regolare tenuta dell’assemblea potrebbe essere dato da eventuali difficoltà o interruzioni del collegamento telematico. Se l’impossibilità sussiste sin dall’inizio della riunione ed il malfunzionamento tecnico è insuperabile in un breve arco di tempo, l’assemblea non può costituirsi. Il Presidente, quindi, dovrà riconvocare l’assemblea ai fini di una valida deliberazione assunta secondo il principio di collegialità. Se l’assemblea è di prima convocazione e nel secondo avviso è stato già indicato il giorno della seconda convocazione, si ritiene che non sia necessaria la riconvocazione formale dei soci, potendo l’assemblea avere legittimamente luogo alla data di seconda convocazione. Se l’interruzione è momentanea, invece, il Presidente può sospendere momentaneamente l’adunanza in attesa del ripristino del collegamento.
L’approvazione del bilancio d’esercizio
Alla luce di quanto sin qui illustrato, ai fini dell’approvazione del bilancio, dunque, l’assemblea ovvero il consiglio di sorveglianza (nelle società di capitali che abbiano adottato un sistema dualistico di amministrazione), avranno tempo sino a giugno 2021 per poter deliberare in tal senso.
Come già detto, la normativa emergenziale rende l’eccezionale termine di 180 giorni regola generale ed automatica. Non è quindi necessario convocare un consiglio di amministrazione per concordare la proroga ai 180 giorni. L’organo di amministrazione dovrà, invece, comunicare il progetto di bilancio e la relazione sulla gestione all’organo di controllo ed ai revisori per le opportune verifiche, almeno 30 giorni prima della discussione in assemblea dei soci.
Il consiglio di amministrazione ovvero il consiglio di gestione, successivamente, dovranno provvedere a depositare, almeno 15 giorni prima dell’assemblea, presso la sede sociale il progetto di bilancio, congiuntamente alla relazione sulla gestione ed alla relazione redatta dall’organo di controllo e dai revisori. La ratio di tale prescrizione normativa fa sì che si ritenga comunque valida la comunicazione di tali documenti ai soci attraverso i dispositivi digitali, affinché questi ne prendano visione prima dell’assemblea. Di seguito, il consiglio di amministrazione dovrà inviare l’avviso di convocazione, in conformità alle prescrizioni normative illustrate nei paragrafi precedenti.