Adempimenti antiriciclaggio. Scade il 31 dicembre 2020 il termine per adeguarsi alle Disposizioni della Banca d’Italia sulla conservazione dei documenti

A seguito delle importanti novità introdotte a livello legislativo in materia di antiriciclaggio e contrasto al terrorismo nel 2019, come l’abolizione dell’obbligo di tenuta dell’Archivio Unico Informatico, la Banca d’Italia, attraverso le Disposizioni per la conservazione e la messa a disposizione dei documenti, dei dati e delle informazioni per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento al terrorismo [da qui in seguito "Disposizioni"] emanate il 24 marzo 2020, ha dettato le regole circa le modalità che i soggetti vigilati sono tenuti a rispettare per adempiere agli obblighi di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, obblighi previsti dall’art. 31 del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231[Decreto antiriciclaggio], come modificato dal decreto legislativo 25 maggio 2017, n. 90 e dal decreto legislativo 4 ottobre 2019, n. 125, con cui sono state recepite rispettivamente la Direttiva (UE) 2015/849 (c.d. “IV Direttiva Antiriciclaggio”) e la Direttiva (UE) 2018/843 (c.d. “V Direttiva Antiriciclaggio”).

Le succitate Disposizioni, emanate in attuazione dell’art. 34 del Decreto antiriciclaggio, hanno come obiettivo quello di assicurare alla Banca d’Italia e alla UIF una completa e agevole accessibilità ai dati e alle informazioni, necessaria per permettere l’esecuzione degli obblighi di verifica previsti dal Decreto n. 231 in tema di prevenzione e contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; esse, costituiscono l’ultimo dei provvedimenti attuativi in materia di antiriciclaggio emanati dalla Banca d’Italia e si raccordano, in particolare:

• con le Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo emanate il 30 luglio 2019 e
• con le “Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo”, adottate il 26 marzo 2019.

Nel suo provvedimento, la Banca d’Italia ha individuato nel 31 dicembre 2020 il termine entro il quale i soggetti vigilati, destinatari delle Disposizioni, sono tenuti a conservare, secondo le modalità previste dalle Disposizioni medesime e mettere a disposizione della Banca d’Italia e dell’UIF, la documentazione con cui hanno proceduto a registrare i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo.

Nel Resoconto con cui è stata chiusa la consultazione pubblica riferita alle “Disposizioni” pubblicato il 10 marzo 2020 viene chiarito che la suddetta scadenza è stata determinata per concedere agli intermediari un adeguato lasso di tempo per consentire loro di adeguarsi correttamente alle nuove Disposizioni.  Sebbene, infatti, un termine congruo per consentire un agevole adeguamento alle nuove disposizioni, poteva essere individuato nel 30 settembre 2020, si è preferito concedere ai destinatari degli obblighi, tre mesi di tempo in più, tenendo conto della particolare situazione di emergenza sanitaria.

Chi sono i destinatari delle Disposizioni che devono adeguarsi entro il 31 Dicembre?

Le Disposizioni emanate dalla Banca d’Italia si applicano a:

1. banche;
2. società di intermediazione mobiliare (SIM);
3. società di gestione del risparmio (SGR);
4. società di investimento a capitale variabile (SICAV);
5. società di investimento a capitale fisso, mobiliare e immobiliare (SICAF);
6. intermediari iscritti nell'albo previstodall’articolo106 del TUB;
7. istituti di moneta elettronica;
8. istituti di pagamento;
9. succursali insediate in Italia di intermediari bancari e finanziari aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario o in un paese terzo;
10. banche, gli istituti di pagamento e gli istituti di moneta elettronica aventi sede legale e amministrazione centrale in un altro paese comunitario tenuti a designare un punto di contatto centrale in Italia ai sensi dell’articolo 43, comma 3, del decreto antiriciclaggio;
11. società fiduciarie iscritte nell’albo previsto ai sensi dell’articolo106 del TUB;
12. confidi;
13. soggetti eroganti micro-credito, ai sensi dell’articolo111 del TUB;
14. Poste Italiane S.p.A., per l’attività di bancoposta;
15. Cassa Depositi e Prestiti S.p.A.
    
    

I suddetti soggetti, infatti, hanno l’obbligo di conservare i documenti, i dati e le informazioni utili a prevenire, individuare o accertare eventuali attività di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, secondo quanto stabilito dall’art. 31 del decreto n. 231/2007, rispettando le modalità di conservazione e di utilizzo dei dati e delle informazioni relative ai clienti dettate dal provvedimento contenente le Disposizioni della Banca d’Italia.


Cosa devono fare i destinatari delle Disposizioni entro il 31 dicembre 2020?

Ai sensi dell’articolo 31, comma 2, del decreto antiriciclaggio, i destinatari sono tenuti a conservare copia dei documenti acquisiti in occasione dell’adeguata verifica del cliente, dell’esecutore e del titolare effettivo e le informazioni relative a:

1. con riferimento ai rapporti continuativi: il punto operativo di instaurazione del rapporto, la data di instaurazione e la data di chiusura del rapporto;
2. con riferimento alle operazioni occasionali da sottoporre ad adeguata verifica e alle operazioni a valere sui rapporti continuativi: la data di effettuazione; l’importo; il segno monetario; la causale dell’operazione e il mezzo di pagamento utilizzato.
   
   

Con riferimento alle operazioni occasionali per le quali l’adeguata verifica non è dovuta, occorre conservare i dati e le informazioni idonei ad identificare in modo univoco il cliente e l’esecutore, nonché, ove noti, il settore di attività economica e i dati e le informazioni idonei a identificare in modo univoco il titolare effettivo.

Come devono essere conservati i suddetti dati e le suddette informazioni?

Le modalità di conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni sono definite all’art. 4 delle Disposizioni e prevedono che vengano impiegati sistemi di conservazione informatizzati in grado di assicurare, tra l’altro:

1. l’accessibilità completa e tempestiva ai documenti, ai dati e alle informazioni da parte della Banca d'Italia, della UIF o di altra autorità competente;
2. l’acquisizione tempestiva, da parte dei destinatari, dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;
3. l’integrità dei documenti, dei dati e delle informazioni e la non alterabilità dei medesimi successivamente alla loro acquisizione;
4. l’adozione di idonee misure finalizzate a prevenire qualsiasi perdita dei documenti, dei dati e delle informazioni;
5. la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei documenti, dei dati e delle informazioni nonché il mantenimento della storicità dei medesimi.
   
   

L’acquisizione dei documenti, dei dati e delle informazioni deve confluire nei sistemi di conservazione informatizzati tempestivamente e, in ogni caso, non oltre il trentesimo giorno dall’instaurazione del rapporto continuativo, dall’esecuzione dell’operazione, dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo.

I destinatari devono adempiere a tali obblighi in relazione ai rapporti continuativi e alle operazioni che rientrano nella propria attività istituzionale.
Ai fini delle Disposizioni antiriciclaggio, la Banca d’Italia ha precisato che i documenti, i dati e le informazioni relativi ai rapporti e alle operazioni messe a punto su spinta del gestore nell’ambito della gestione di portafogli e della gestione collettiva del risparmio non devono essere conservati né resi disponibili alla Banca d’Italia o all’UIF.

Quali dati e informazioni vanno messi a disposizione dell’Autorità

Le modalità di conservazione devono consentire alla Banca d’Italia e all’UIF l’accesso tempestivo e completo ai dati e alle informazioni, pertanto, i destinatari sono tenuti a rendere disponibili, rispettando gli standard di cui agli allegati 1 (“Standard tecnici delle estrazioni”) e 2 (“Archivi standardizzati”), i seguenti dati e informazioni:

• con riferimento ai rapporti continuativi, oltre a quanto previsto dall’articolo 3, comma 1 e comma 2, lettera a) delle Disposizioni: il numero del rapporto e il settore di attività economica. Le eventuali variazioni dei dati e delle informazioni riferiti ai rapporti sono altresì rese disponibili, mantenendone la storicità;
• con riferimento alle operazioni di importo pari o superiore a euro 5.000, oltre ai dati e alle informazioni alternativamente previsti dall’articolo 3, comma 1e comma 2, lettera b), ovvero dall’articolo 3, comma 3 delle Disposizioni: la causale che codifica la tipologia dell’operazione secondo quanto previsto nell’allegato n. 3 (“Causali analitiche”); l’importo espresso in euro, con l’indicazione della valuta utilizzata e l’evidenza della parte eseguita in contanti; la codifica interna, il Comune e il CAB del punto operativo dell’intermediario presso il quale è stata disposta l’operazione; il numero dell’eventuale rapporto continuativo interessato e il settore di attività economica del cliente intestatario dell’eventuale rapporto.
  
  

Oltre a quanto indicato al comma 1, lettera b) delle Disposizioni, e fermo il limite di importo ivi previsto, nelle operazioni eseguite sulla base di ordini di pagamento, i destinatari devono rendere disponibili i dati e le informazioni relativi a: cognome e nome o ragione sociale del beneficiario; il numero del rapporto del beneficiario o l’IBAN; ove noto, il CAB, ovvero in caso di sede o residenza all’estero, il codice paese del beneficiario; il codice identificativo dell’intermediario del beneficiario o, in assenza, la denominazione dell’intermediario del beneficiario; il CAB e il Comune dell’intermediario della controparte o, in caso di intermediario con sede all’estero, il codice paese.


Nelle ipotesi di cui all’articolo 17, comma 6 del decreto antiriciclaggio, [prestazione di servizi di pagamento e di emissione e distribuzione di moneta elettronica effettuate tramite agenti in attività finanziaria ovvero mediante soggetti convenzionati e agenti] i dati e le informazioni indicati dal comma 2, lettera b), devono essere resi disponibili alla Banca d’Italia e alla UIF senza limiti di importo.

Come mettere a disposizione dell’autorità dati e informazioni

Per individuare lo storico delle operazioni effettuate per la clientela e per agevolare lo svolgimento delle funzioni di controllo, anche ispettivo, della Banca d’Italia e della UIF, i destinatari sono tenuti a rendere disponibili alle medesime autorità i dati e le informazioni previsti dalle Disposizioni, attraverso, alternativamente:

1. apposite estrazioni dai sistemi di conservazione informatizzati eseguite in conformità con gli standard tecnici indicati all’allegato n. 1;
2. archivi standardizzati conformi all’allegato n. 2.
   
   

La scelta tra archivio standardizzato o estrazione è rimessa ai destinatari. Sul punto la Banca d’Italia ha precisato che all’interno di un gruppo, le singole entità che ne fanno parte possono scegliere la modalità di messa a disposizione dei dati e delle informazioni, che può dunque essere diversa da quella selezionata dalle altre componenti del medesimo gruppo, fermo il rispetto delle policy di gruppo stabilite in applicazione degli obblighi antiriciclaggio in materia di organizzazione, procedure e controlli interni. Le Disposizioni prevedono altresì la possibilità di utilizzare entrambi i due sistemi di messa a disposizione dei dati e delle informazioni, consentendo l’utilizzo dell’archivio informatizzato per le sole operazioni e dell’estrattore per i dati e le informazioni relativi ai rapporti continuativi.

I destinatari, in ogni caso, devono indicare la modalità con cui rendono disponibili le informazioni alla Banca d’Italia e alla UIF nel documento di policy antiriciclaggio.
La Banca d’Italia deve essere informata dell’eventuale variazione della modalità adottata entro 30 giorni a decorrere dalla data in cui la modalità prescelta diventa operativa, indicando:

1. la data di decorrenza della variazione;
2. i dettagli tecnici della variazione, con particolare riferimento alla modalità con cui si intendono fornire i dati e le informazioni relativi al periodo precedente alla variazione e alla gestione delle correzioni relative agli eventuali archivi standardizzati detenuti precedentemente alla variazione.

Per quanto concerne il periodo di conservazione, le autorità devono essere messe nelle condizioni di poter accedere ai dati e alle informazioni di cui all’articolo 5 delle Disposizioni per i dieci anni successivi alla chiusura del rapporto o al compimento dell’operazione.


Disposizioni particolari

All’art. 7 delle Disposizioni, la Banca d’Italia ha individuato delle regole che si applicano in casi particolari. In prima battuta, si stabilisce che la conservazione e messa a disposizione dei dati e delle informazioni sulle operazioni eseguite su rapporti continuativi intestati a più soggetti vanno riferiti a tutti gli intestatari; secondo poi, si prevede che i documenti, i dati e le informazioni di cui agli articoli 3 e 5 delle Disposizioni vanno conservati e resi disponibili alla Banca d’Italia e alla UIF dal destinatario presso il quale è incardinato il relativo rapporto continuativo anche nel caso in cui le operazioni siano state effettuate per il tramite di altri destinatari, di agenti in attività finanziaria, di soggetti convenzionati  e agenti ovvero di altro soggetto esterno.

Alla conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni relativi alle operazioni eseguite in base ad ordini di pagamento o accreditamento devono provvedere i destinatari cui l’ordine del cliente è rivolto.

Qualora un’operazione sia disposta con un ordine di pagamento o di accreditamento avvalendosi di conti, depositi o altri rapporti continuativi esistenti all’estero, gli obblighi previsti dalle Disposizioni sono ottemperati dal destinatario con sede in Italia intervenuto nell’operazione.

Al di fuori dei suddetti casi, la conservazione dei documenti, dei dati e delle informazioni sull’operazione deve essere effettuata dal destinatario che entra in contatto con il cliente.

Nel caso invece di rapporti di corrispondenza transfrontalieri con intermediari bancari o finanziari rispondenti di paesi terzi, il destinatario che ritenga necessario, ai fini dell’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica e di segnalazione di operazioni sospette, acquisire i dati e le informazioni sul soggetto per conto del quale l’intermediario rispondente svolge l’operatività, deve conservarli e renderli disponibili alla Banca d’Italia e alla UIF.

Esenzioni

L’art. 8 si occupa dei casi di esenzione dei quali un destinatario può scegliere di avvalersi e nel caso in cui opti per una o più delle esenzioni indicate, deve riportarlo nella policy antiriciclaggio e deve attenersi alla scelta effettuata in maniera costante nel tempo.

Outsourcing

L’articolo 9 delle Disposizioni regola infine la possibilità di esternalizzare l’adempimento degli obblighi di conservazione e di messa a disposizione di cui al Decreto Antiriciclaggio e alle Disposizioni.

In dettaglio, la Banca d’Italia precisa che il fornitore terzo cui va affidato l’incarico di conservazione dei documenti, deve essere dimostrare di possedere professionalità e autorevolezza. Ad ogni modo, la responsabilità finale per il corretto adempimento degli obblighi resta in capo ai destinatari, tenuti a presidiare i rischi derivanti dalle scelte effettuate e a mantenere le competenze tecniche e gestionali necessarie per monitorare nel continuo le attività affidate a soggetti esterni. I destinatari appartenenti a un gruppo possono avvalersi di un unico centro di servizi di gruppo. I destinatari che decidono di optare per l’outsourcing devono formalizzare un apposito accordo che disciplini almeno obblighi e doveri delle parti, livelli di servizio attesi, gestione delle emergenze, obblighi di riservatezza, possibilità di rivedere le condizioni e diritto di accesso ai dati da parte dell’outsourcer.

Concludendo, si rammenta quanto previsto nell’atto di emanazione delle Disposizioni in materia di adeguata verifica del 30 luglio 2019; la Banca d’Italia, per tener conto delle esigenze degli intermediari di raccogliere i dati mancanti, ha indicato in quel provvedimento nel 30 dicembre 2020 il termine per completare l’adempimento in relazione a rapporti in essere che erano esonerati dall’applicazione degli obblighi di adeguata verifica in base alla previgente disciplina normativa.