Le modalità di conservazione
Il Documento suggerisce che il sistema di conservazione dei documenti deve essere realizzato con modalità tali da:
- prevenire la perdita dei dati e delle informazioni conservati;
- consentire la ricostruzione dell’operatività o attività del cliente;
- assicurare l’accessibilità completa e tempestiva ai dati e alle informazioni ivi conservati;
- consentire la tempestiva acquisizione dei documenti, dei dati e delle informazioni, con indicazione della relativa data;
- garantire l’integrità dei dati e delle informazioni e la loro inalterabilità successivamente all’acquisizione;
- preservare la trasparenza, la completezza e la chiarezza dei dati e delle informazioni e il mantenimento della loro storicità.
Fermi restando i contenuti dell’obbligo di conservazione, i professionisti devono adottare modalità operative, proporzionate al proprio grado di complessità organizzativa. Nel merito, l’istituzione e la tenuta del fascicolo del cliente dovrà costituire modalità idonea di conservazione dei dati e dei documenti.
Il fascicolo del cliente
Indipendentemente dalla modalità informatica o cartacea scelta per la conservazione dei dati e delle informazioni, a seconda del risultato della valutazione del rischio del cliente, il fascicolo del cliente deve contenere una serie di documenti, dati e informazioni,in conformità a quanto previsto dall’art. 31, 2° comma, del decreto antiriciclaggio.
La conservazione cartacea
L’istituzione di un sistema atto alla conservazione cartacea dei documenti deve soddisfare gli obiettivi imposti dalla legge, impedendo la perdita o la distruzione dei documenti e mantenendo nel tempo le loro caratteristiche di integrità, leggibilità e reperibilità. La conservazione dei documenti cartacei deve, necessariamente, basarsi sul mantenimento inalterato nel tempo dei supporti cartacei, “organizzati in modo da comprenderne il contenuto in relazione al contesto di produzione”.
Al fine di soddisfare il requisito della storicità, tutti ...