Secondo l’art. 109 del TULPS (Testo unico sulle leggi per la pubblica sicurezza) e in ottemperanza agli obblighi imposti agli Stati firmatari dalla Convenzione del 19 giugno 1990, di applicazione dell'accordo di Shengen, i gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive, comprese quelle che forniscono alloggio in tende, roulotte, nonché i proprietari o gestori di case e di appartamenti per vacanze e gli affittacamere, ivi compresi i gestori di strutture di accoglienza non convenzionali, ad eccezione dei rifugi alpini inclusi in apposito elenco istituito dalla regione o dalla provincia autonoma, possono fornire alloggio unicamente a soggetti dotati di documento di identità valido (per gli stranieri extracomunitari va bene anche il passaporto o altro documento equipollente riconosciuto dagli accordi internazionali, purchè munito di fotografia) sono tenuti a consegnare agli ospiti, al momento dell’arrivo, una scheda che segue il modello messo a disposizione del Ministero dell’Interno, numerata progressivamente, su cui gli ospiti dovranno riportare le proprie generalità e sottoscriverla (per i gruppi o i nuclei familiare è sufficiente che la stessa sia firmata dal capogruppo o capofamiglia) e comunicare entro 24 ore successive all’arrivo, all’autorità di pubblica sicurezza, le generalità delle persone ospitate, consegnando alla stessa autorità una copia della scheda (schedina), anche con mezzi informatici, secondo modalità stabilite con decreto del Ministero Interno.
Con la circolare del 29 luglio 2005 n. 557 (pubblicata G.U. del 30 agosto 2005 n. 201), l’obbligo dell’invio delle schedine alle autorità di pubblica sicurezza riportanti i dati degli ospiti è stato esteso a quelle strutture che esercitano anche saltuariamente il servizio di alloggio e prima colazione (Bed&Breakfast) e, con la circolare interpretativa del 26.06.2015 della Direzione Centrale Affari Generali della Polizia di Stato, il suddetto obbligo è stato esteso anche alle locazioni per brevi periodi concluse da privati.