Sono molte le organizzazioni che, nel gestire un processo di conservazione elettronica dei documenti, scelgono di rivolgersi all’esterno, avvalendosi di un fornitore terzo, un po’ perché la complessità del sistema di conservazione elettronica spaventa, soprattutto quelle aziende che operano in settori che hanno poco a che fare con la tecnologia; un po’ perché un processo di conservazione elettronica richiede risorse umane qualificate di cui non tutte le realtà aziendali dispongono o possono permettersi di assumere; un po’ perché si è convinti che esternalizzare faccia rima con risparmio ed efficienza ed infatti, per certi aspetti, è proprio così. Si pensi ai costi in termini di infrastruttura informatica e di sicurezza che un’azienda dovrebbe sostenere per creare un impianto proprio ad hoc finalizzato a conservare in maniera sicura e adeguata i propri documenti aziendali e garantirne la disponibilità e la reperibilità nel tempo.
Si tratta di progettare, sviluppare e sostenere soluzioni hardware e software in house dotate di specifici standard tecnici che molte PMI non possono permettersi e che alcune non saprebbero gestire, pertanto si preferisce individuare un fornitore terzo che può concedere, dietro versamento di un canone, in licenza d’uso i software per la conservazione al cliente secondo soluzioni contrattuali del tipo SaaS (Software as a Service) oppure pagare un prezzo “X” e demandare completamente il processo di conservazione all’esterno, in questo modo, si ha anche l’idea che tutta la responsabilità venga accollata al fornitore. In realtà, non funziona proprio in questo modo in termini di responsabilità dell'outsourcer della conservazione e questo lo ricorda anche AGID nelle Linee Guida sulla conservazione elettronica, in cui l’Autorità rammenta che, nel caso in cui l’iter di conservazione dovesse essere demandato a terzi, il fornitore del servizio di conservazione manterrebbe la sola responsabilità che gli deriva dal contratto nei confronti del ...