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Conservazione elettronica dei documenti informatici: in house o dal conservatore accreditato?

L’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che la gestione dei documenti deve essere organizzata in modo da consentire l’indicizzazione e la ricerca degli stessi e dei fascicoli informatici nel rispetto di quanto stabilito dalle Linee guida di Agid sulla conservazione dei documenti informatici.
Lo stesso articolo, letto in combinato disposto con l’art. 5 del DPCM 3 dicembre 2013 recante le Regole tecniche in materia di sistema di conservazione dei documenti informatici, consente ad un’impresa o ad un professionista di affidare sotto la responsabilità del Responsabile della conservazione, in tutto o in parte, la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche e di protezione dei dati personali. Ma come scegliere il modello di conservazione corretto? Quando optare per una conservazione in house e quando invece è preferibile servirsi di un fornitore esterno?

Stando a quanto previsto dall’art. 44 e dall’art. 34 comma 1-bis del CAD, il produttore dei documenti - impresa o professionista che intendono servirsi di un sistema di conservazione elettronica dei documenti informatici - può procedere a conservare i documenti informatici:

 

  1. all’interno della propria struttura organizzativa (in house);
  2. affidandola, in modo totale o parziale, nel rispetto della disciplina vigente, ad altri soggetti, pubblici o privati che offrono idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati personali (la p.a. che decide di affidare all’esterno la conservazione dei documenti informatici deve per legge avvalersi dei conservatori accreditati come conservatori presso l’AgID) (in outsourcing).

 

Il modello organizzativo/sistema di conservazione elettronica dei documenti informatici può essere dunque gestito in azienda, ovvero nell’ambito della struttura organizzativa del soggetto produttore dei documenti, oppure, su responsabilità del Responsabile della conservazione, il produttore dei documenti può decidere di servirsi di un soggetto terzo, affidando in tutto o in parte il processo di conservazione a fornitori, pubblici o privati (che in tale contesto acquisiscono il ruolo di Responsabili del servizio di conservazione e Responsabile del trattamento dei dati personali, qualifica quest’ultima attribuita dall’art. 6 del DPCM del 3 dicembre 2013), che rispettino le norme sulla conservazione elettronica dei documenti informatici, le norme di settore sulla conservazione dei documenti (si pensi alla conservazione dei documenti fiscalmente rilevanti), le regole tecniche e le linee guida di Agid e che assicurino l’impiego di misure atte a garantire sicurezza organizzativa, tecnologica e di protezione dei dati personali.
La responsabilità della corretta gestione dell’iter di conservazione documentale resta comunque in capo al Responsabile della conservazione che in ogni caso il soggetto produttore dei documenti è tenuto a nominare. Il Responsabile della conservazione ha il compito di definire  ...