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La conservazione sostitutiva di documenti fiscalmente rilevanti. Come deve essere gestita e quali sono le norme di riferimento

Sempre più aziende hanno interesse ad avviare un percorso di conservazione sostitutiva dei documenti aziendali fiscalmente rilevanti al fine di ridurre i costi di gestione degli archivi cartacei, ma anche perché probabilmente il passaggio dalla carta al digitale, avviato da più di dieci anni, sta nel concreto oggi attraversando un po’ tutte le realtà aziendali, entrando anche a far parte del modus operandi di organizzazioni più piccole, considerando peraltro che ormai molti documenti aziendali vengono generati e gestiti direttamente in forma digitale, senza più essere stampati. Le attività connesse alla conservazione sostitutiva dei documenti fiscali, tuttavia, non sono semplici da gestire, le norme di riferimento sono diverse e richiedono competenze informatiche e giuridiche elevate, in ragione dei numerosi adempimenti e obblighi anche di natura tecnica. Uno fra tutti, quello più importante, è assicurare precise garanzie ai documenti conservati in forma digitale, come la protezione e il mantenimento nel tempo di determinate caratteristiche dei documenti, in modo che gli stessi possano serbare il loro valore giuridico e possano essere utilizzati come fonte di prova in un eventuale contenzioso, nel corso del quale, per poterli impiegare a fini probatori, si dovrà dimostrare che anche il processo di conservazione documentale è stato eseguito secondo le norme e a regola d’arte.

Scritto da: Spedicato Annalisa

Per comprendere appieno come deve essere effettuata la conservazione a norma dei documenti fiscalmente rilevanti nel contesto digitale, è doveroso in prima battuta compiere una distinzione tra documento analogico (in definitiva un documento cartaceo o un’ immagine fotografica) che viene reso informatico e documento che nasce informatico. Comprendere tali distinzioni è di fondamentale importanza per cogliere appieno come va effettuato un processo di conservazione che assicuri a tali documenti validità legale e fiscale nel tempo. Ed, infatti, l’obiettivo della conservazione elettronica è proprio quello di garantire che il documento, conservato in forma digitale, mantenga nel tempo le caratteristiche di immodificabilità, autenticità, staticità e che nel contempo consenta l’accesso, l’estrazione e la consultazione di quanto in esso contenuto. 
Un sistema di conservazione, implementato nel rispetto delle disposizioni del Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs. n. 82/2005) e delle Linee Guida di Agid, garantisce autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici. Si tratta di caratteristiche che devono durare per dieci anni, considerando che questo è il tempo massimo della prescrizione ordinaria in ambito civile, ma anche quanto stabilito dall’art. 2220 c.c. con specifico riferimento alle fatture attive e passive, alle lettere spedite e ricevute e ai telegrammi spediti e ricevuti, secondo cui tali documenti devono essere conservati per dieci anni; in relazione alle finalità tributarie, è l’art. 8 comma 5 della legge n. 212/2000 a sancire che l’obbligo di conservazione di atti e documenti, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione.


Perché i documenti fiscalmente rilevanti mantengano tali peculiarità nel tempo, sono state definite norme precise sul modo in cui l’iter di conservazione deve essere gestito, oltre che regole tecniche, linee guida di AGID, risoluzioni e circolari dell’Agenzia delle Entrate, alcune delle quali riferite al modo ...