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Il trattamento di dati personali nel contesto della fatturazione elettronica

Anche una fattura può contenere dati personali, le anagrafiche di un privato cittadino, la denominazione di una società, il nome e cognome di un professionista a favore dei quali sono state effettuate delle prestazioni professionali, infatti costituiscono informazioni che possono identificare una persona fisica, ciò significa che nel contesto della fatturazione elettronica chi genera, trasmette al Sistema di Interscambio, conserva un documento informatico rilevante a livello fiscale effettua un trattamento di dati personali. Tali operazioni oggi sono nella maggior parte dei casi adempiute direttamente dai contribuenti con l'uso di programmi informatici, dai commercialisti che condividono software per gestire la contabilità con i propri clienti o mediante il supporto di aziende terze che oltre a fornire l’infrastruttura tecnica, si occupano dell’intero processo per conto dei propri clienti (o dei commercialisti che agiscono per conto di propri clienti), come dunque vanno inquadrati tali soggetti nell’ambito della normativa in materia di trattamento dei dati personali? Si tratta di titolari, contitolari o responsabili del trattamento? Risolvere la questione non è così semplice; vediamo perché.

Scritto da: Spedicato Annalisa

Quando si parla di fatturazione elettronica occorre considerare che anche per adempiere ad obblighi di natura fiscale può realizzarsi un trattamento di dati personali, in quanto le fatture possono contenere le anagrafiche del soggetto destinatario della fattura o del soggetto che la emette che, ai sensi dell’art. 4 del GDPR, rientrano tra i dati personali. Costituisce, infatti, dato personale “qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»)”. L’emissione, la comunicazione a terzi e la conservazione delle fatture elettroniche che contengono dati personali, dunque, sebbene operazioni effettuate per adempiere ad obblighi di legge, costituiscono pur sempre un trattamento di dati personali e pertanto devono essere effettuate nel rispetto di quanto stabilito dal GDPR e oggi anche dal decreto n. 101/2018 che, lo ricordiamo ha novellato il D. Lgs. n. 196/2003.

 

Per comprendere come devono essere gestite le fatture elettroniche per non incorrere in violazioni della normativa in materia di trattamento dati personali, occorre partire dal presupposto che le operazioni principali riferite alla fatturazione elettronica (quindi anche la finalità del trattamento dei dati personali ivi indicati) sono la generazione delle fatture, la trasmissione al Sistema di Interscambio e la loro conservazione. In relazione al trattamento dei dati personali connesso allo svolgimento di tali operazioni, ci si ritroverà in situazioni differenti, a seconda del soggetto e delle modalità in cui verranno gestite le stesse operazioni di generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche, tenendo presente che, mentre i servizi di generazione e conservazione messi oggi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate utilizzando il portale Fatture e Corrispettivi sono opzionali (sebbene le fatture elettroniche debbano comunque essere generate rispettando le regole tecniche di cui al Provvedimento delle Entrate del 30 Aprile 2018), la trasmissione al Sistema di Interscambio resta obbligatoria. Ad ogni modo, si tratta di operazioni che possono essere effettuate direttamente ...