Con la risposta ad interpello n. 619 del 23 dicembre 2020, l’Agenzia delle Entrate ha fornito un ulteriore chiarimento circa la validità della sottoscrizione delle dichiarazioni fiscali apposta al momento di autentica del file da trasmettere alle Entrate, da parte dell’intermediario, mediante l’impiego del certificato di firma emesso dall’Agenzia delle Entrate stessa [firma elettronica “ADE”], associata al codice fiscale del soggetto censito sui sistemi dell'Agenzia delle Entrate come intermediario autorizzato.
Questa modalità di sottoscrizione della dichiarazione, come già ha avuto modo di precisare l’amministrazione finanziaria in alcuni documenti di prassi (uno per tutti risposta ad interpello n. 518/2019) e come ribadito nella risposta in esame fornita dalla stessa amministrazione, risulta essere conforme alle procedure in uso per adempiere agli obblighi disposti dall'articolo 3 del Dpr n. 322/1998.
Il contribuente istante, nel suo interpello, ha prospettato all’Agenzia delle Entrate il sistema da lui utilizzato per sottoscrivere, trasmettere telematicamente, condividere e conservare le dichiarazioni fiscali e ha chiesto maggiori delucidazioni sull’adeguatezza della modalità di autentica dei modelli (file) telematici da presentare utilizzando il certificato di firma elettronica “ADE” al posto della sottoscrizione ordinaria che va apposta sulla documentazione dichiarativa da presentare.
L’amministrazione, nell’accogliere con favore la procedura descritta dall’istante, ha puntualizzato che possono ritenersi condivisibili le procedure che consentono di formare e conservare i documenti informatici fiscali nel rispetto delle regole che assicurano i requisiti di sicurezza, integrità e immodificabilità dell’atto e che risultino quindi conformi ai principi espressi in materia di presentazione, trasmissione e conservazione telematica dei modelli fiscali, ossia quelle procedure che:
- prevedano il rilascio al contribuente o al sostituto di imposta, contestualmente alla ricezione della dichiarazione fiscale o all'assunzione dell'incarico professionale (sottoscritto dal cliente) per la sua predisposizione, dell'impegno, eventualmente cumulativo, a trasmettere in via telematica all'Agenzia delle Entrate, i dati contenuti nella dichiarazione;
- prevedano la sottoscrizione da parte dell'intermediario del riquadro relativo all'impegno alla presentazione telematica, presente nel frontespizio dei vari modelli dichiarativi, in un momento che precede l'invio telematico [e, dunque, non è richiesta una sottoscrizione successivamente alla presentazione della dichiarazione];
- conseguentemente, la dichiarazione inviata deve essere sottoscritta dal solo contribuente e/o sostituto e non anche dall'intermediario;
- assicurino il rispetto degli obblighi di conservazione, che si rammenta, sono differenziati in ragione dei soggetti coinvolti, dovendo contribuenti e sostituti d'imposta conservare l'originale sottoscritto (unitamente ai documenti rilasciati dall'incaricato di predisporre/trasmettere la dichiarazione) e gli incaricati conservare la copia della dichiarazione trasmessa.
Sono valide, a questo fine, sia modalità analogiche sia elettroniche, fermo restando che, trattandosi di documenti fiscalmente rilevanti, la conservazione solo digitale implica il rispetto del decreto ministeriale 17 giugno 2014 e delle disposizioni cui lo stesso rinvia, in primis il decreto legislativo 5 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale o "C.A.D.").
L'intermediario può dunque sottoscrivere la dichiarazione da presentare utilizzando unicamente la c.d. "firma Ade" (ossia la firma elettronica basata sul certificato emesso dall'Agenzia delle entrate) apposta in sede di autentica del file da trasmettere all'amministrazione finanziaria, in quanto tale firma elettronica può ritenersi conforme alle procedure attualmente in uso per adempiere agli obblighi fissati dall'articolo 3 del d.P.R. n. 322 del 1998.