L’Amministrazione finanziaria ha fornito utili indicazioni (Risposta ad interpello n. 403/2019) sulla dematerializzazione e conservazione elettronica della nota spese e relativi giustificativi riferiti alle trasferte e alle missioni dei dipendenti, in occasione dell’interpello promosso da un’impresa che chiedeva all’Agenzia delle Entrate se la procedura dalla stessa adottata fosse corretta ai fini della disciplina sulla conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti.
Sostanzialmente, nella procedura descritta nell'interpello promosso dalla società istante, il dipendente acquisisce il documento informatico (se cartaceo a mezzo di scansione o immagine fotografica tramite il device in dotazione) costituente il giustificativo di spesa ed effettua l’upload dello stesso nel portale dell’azienda in un’area personale a cui ha accesso a mezzo di credenziali che garantiscono l’identificazione univoca, allegando il giustificativo alla relativa nota spese che viene creata dal dipendente direttamente in formato elettronico nell’area personale del portale; la nota spese viene approvata e autorizzata dal responsabile dopo aver eseguito i controlli formali e di merito;una volta approvata viene pagata al dipendente e conservata elettronicamente assieme ai relativi documenti giustificativi ad opera del conservatore esterno di cui l’azienda istante si avvale, nel rispetto della disciplina in materia di conservazione digitale dei documenti fiscalmente rilevanti. L’istante procede successivamente alla distruzione dei documenti cartacei.
Secondo l’Agenzia delle Entrate, la procedura sin qui descritta è conforme alla normativa e alla prassi e può ritenersi valida; l’amministrazione ricorda ad ogni modo che qualunque documento analogico a rilevanza fiscale - come le note spese e i loro giustificativi - per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (si vedano l'articolo 2 del D.M. 17giugno 2014, nonché l'articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013).
I giustificativi di spesa rientrano tra i documenti analogici originali "non unici" ai sensi dell'articolo 1, lettera v), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (Codice dell'Amministrazione Digitale, C.A.D.), in quanto al loro contenuto può risalirsi anche attraverso la contabilità di chi li ha emessi; resta inteso che essi vanno conservati correttamente in quanto parte integrante delle note cui si riferiscono e documenti indispensabili non solo al controllo della certezza della spesa, ma anche dei requisiti di inerenza, competenza e congruità.
Particolare attenzione occorre prestare però ai giustificativi emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, in tal caso occorre riferirsi alle indicazioni fornite a suo tempo con la risoluzione n. 96/E del 21 luglio 2017, secondo cui “viene meno per l'Amministrazione finanziaria la possibilità – tanto astratta, quanto concreta - di ricostruire il contenuto dei giustificativi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi. Tali documenti, dunque, anche alla luce degli obblighi generali previsti dall'ordinamento a carico delle parti, andranno considerati originali unici, con tutte le conseguenze del caso sulla loro conservazione.”
Anche la nota spese cartacea, resa informatica e caricata nel sistema, per essere qualificata come documento informatico rilevante ai fini tributari ai sensi del D.M. 17giugno 2014 deve rispettare i requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità prescritti dall'articolo 1, comma 2, del decreto medesimo. Di conseguenza, anche la rilevanza fiscale dei costi connessi alle trasferte - deducibilità in capo al datore di lavoro istante ex articolo 95 del T.U.I.R., non imponibilità in capo al dipendente ex articolo 51, comma 5, del T.U.I.R. - è parimenti subordinata alla corretta formazione della nota spese in modalità informatica ai sensi del predetto articolo 1 del D.M. 17 giugno 2014 (cfr. la già citata risoluzione n. 96/E del 2017).
Per quanto attiene alla modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, si osserva che, diversamente dalle fatture elettroniche - per le quali l'articolo 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26ottobre 1972, n. 633, impone la conservazione elettronica - per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione. Il contribuente pertanto è libero di scegliere di conservare digitalmente la nota spese generata come documento informatico ovvero di materializzarla e conservarla su supporto analogico, tenendo presente che la distruzione dei giustificativi analogici delle note spese è comunque consentita solo dopo aver correttamente compiuto il processo di conservazione ai sensi dell'articolo 4 del D.M. 17 giugno 2014.